プロジェクト・マネジメント-課題

課題

課題の目的は、課題を収集・評価し、プロジェクトのベースラインに対する変更をコントロールする。

基本定義

課題は無視するものではなく、コントロールされた方法で対処すべきものです。

• 課題(Issue): プロジェクトに関連し、マネジメント上の検討を必要とするイベント。
• 変更(Change): プロジェクトのベースラインを構成する承認済み成果物に対する修正。
• プロジェクトのベースライン: 変更コントロールの対象となる、現時点で承認済みの最新バージョン(マネジメント成果物・プロジェクト成果物)。
• 変更予算(Change Budget): 承認された変更を実施するために確保された予算。
• 変更許可委員(Change Authority): 変更の承認権限を委任された個人またはグループ。

課題の分類

評価を容易にするため、課題を以下のいずれかに分類する。

種類	内容
問題	すぐに負のインパクトを受ける課題
懸念事項	適時性と影響を評価すべき事象
外部イベント	プロジェクトの外部環境(法改正など)による影響
ビジネス機会	予期せぬプラスの結果をもたらす可能性
変更要求(RFC)	ベースラインに対する変更の提案。
仕様外項目(Off-spec)	品質仕様を満たさない成果物(サプライヤーの不備など)。

ガイダンス

課題は以下のステップで繰り返し管理される。

1. 把握(Capture): 公式・非公式チャネルから課題を収集し、課題登録簿に記録。
2. 評価(Assess): 種類・影響範囲・緊急度を分析する。
   • ターゲット(時間・コスト)、ビジネスケース、他の成果物への影響を統合的に評価。
3. 解決の勧告(Recommend): 複数の解決策(オプション)を提示し、推奨案を特定する。
4. 決定(Decide): 権限を持つ者が、変更の承認・却下・延期・例外計画の要求などを決定。
5. 実施(Implement): 決定に基づきベースラインを更新し、是正処置や変更作業を実行。

支援技法

• 根本原因分析: 問題を分解し、二次的な原因と主要な原因を区別する。
• パレート分析(80/20ルール): 多数の原因の中から、影響の8 割を占める重要な2 割を特定する。
• 原因と結果の分析(フィッシュボーン): フィッシュボーン図。原因と結果の因果関係を視覚化する。
• 5つのWHY: なぜを繰り返すことで深層の理由を探る。
• 障害モード分析: 成果物やプロセスで発生しうる失敗を事前に洗い出し、結果を予測する。

コンテキスト

• 商業的状況: 契約上の変更手順(RFC)とプロジェクトの手順を整合させる必要がある。
• デリバリー手法:
  • ウォーターフォール: プロジェクトが進むにつれ、変更の数と規模を減少させていく。
  • アジャイル: 頻繁なレビューと短いサイクルにより、課題解決とベースライン(バックログ)の進化を同時並行で行う。
• 持続可能性: 規制変更やサプライヤー能力など、外部からの課題を継続的にモニタリングする。

役割と責任

役割	主な課題管理責任
ビジネス・レイヤー	課題・変更管理の組織標準の提供、プロジェクト予算の承認
エグゼクティブ	変更予算・委任権限の判断、エスカレーションされた課題の意思決定
PM	課題マネジメント・アプローチの策定、課題登録簿の管理、是正処置の実施
シニア・ユーザー	ベネフィット保護の観点からの意思決定、アプローチへの合意
シニア・サプライヤー	ソリューションの完全性保護の観点からの意思決定、アプローチへの合意
チーム・マネージャー	ワークパッケージ内での手順実施、是正処置の実行
プロジェクト保証	手順の準拠確認、課題報告書・例外報告書の確認支援
プロジェクト支援	課題登録簿・ベースラインの維持、課題報告書の作成支援

主要なマネジメント成果物

• 課題マネジメント・アプローチ:
  • 課題の報告・解決手順、変更コントロールの方法、委任権限、変更予算、標準格付けを定義。
• 課題登録簿(Issue Register):
  • すべての課題の履歴(種類、格付け、オーナー、決定内容、ステータスを記録)。
• 課題報告書(Issue Report):
  • 重大な課題の詳細分析レポート(影響分析、解決オプション、推奨案、決定内容を含む)。