プロジェクト・マネジメント-ステージのコントロール | 项目管理

ステージのコントロール

ステージのコントロール・プロセスの目的は、作業を適切にアサインし、その状況をモニタリングして、課題に対処する。また、プロジェクト委員会への進捗報告を行い、ステージが設定された許容度(トレランス) 内に収まるよう是正処置を講じる。

達成目標

PMはファシリテーターとして、以下の事項を確実にする。

デリバリーの制御: ステージ開始時に合意した成果物からの逸脱をモニタリングし、コントロールされていない変更を回避する。
リスクと課題の管理: 常に最新の状況を把握し、コントロール下に置く。
正当性の維持: ビジネス・ケースを継続的にレビューする。
品質の確保: 成果物が期待品質を満たし、受け入れられることを確実にする。
許容度の遵守: 確立された許容度(時間・コスト等)の範囲内でのデリバリーに努める。

位置付け

ステージのマネジメントサイクル

ステージ全体を通して、以下の活動をサイクルとして実施する。

作業の認可: ワーク・パッケージ(WP)記述書を使用して作業を定義し、チームにアサインする。
モニタリング: ワーク・パッケージの進捗情報(要約報告等)を収集し、完了した成果物を受け入れる。
状況レビュー: 状況と品質を確認し、次のワーク・パッケージをトリガーする。
ハイライト報告: 合意された頻度でプロジェクト委員会へ進捗を報告する。
課題とリスクの捕捉・評価: 新たに発生したリスクや課題を観察し、適切に対応する。
是正処置の実施: 状況が許容度を逸脱しそうな場合、あるいは逸脱した場合に、コントロールを取り戻すための処置を講じる。

実施のポイント

適用時期: 通常、プロジェクト認可後の最初の提供ステージから始まるが、大規模・複雑なプロジェクトでは立ち上げステージでも適用される。
ワーク・パッケージの活用:
- 作業の定義、アサイン、コントロールの最小単位としてワーク・パッケージ記述書を使用する。＊PMがチーム・マネージャーを兼務する場合でも、個々のメンバーへの指示とコントロールにはワーク・パッケージ記述書を使用し、責任と権限を明確にする。
プロセスの遷移:
- 各ステージの終了が近づくとステージ境界のマネジメントプロセスをトリガーする。
- 最終ステージの終了間際ではプロジェクトのクローズプロセスがトリガーされる。

活動

インプット	活動	アウトプット
ステージの認可 (このプロセスをトリガー) 例外計画書の認可 (このプロセスをトリガー) プロジェクト立ち上げ文書 (レビュー) チーム計画書 (レビュー) ステージ計画書 (レビュー)	ワーク・パッケージの認可	プロジェクト・ログ (更新) ワーク・パッケージ記述書 (作成、修正、承認) ワーク・パッケージの認可 (成果物デリバリーのマネジメント・プロセスをトリガー)
新しい課題またはリスク (このプロセスをトリガー) ワーク・パッケージ記述書 (レビュー) チーム計画書 (レビュー) チェックポイント報告書 (レビュー)	ワーク・パッケージのステータスの評価	プロジェクト・ログ (更新) ステージ計画書 (更新) 課題報告書 (必要に応じて作成) 助言の要求 (プロジェクトの指揮プロセスをトリガー)
新しい課題またはリスク (このプロセスをトリガー) ワーク・パッケージ記述書 (レビュー) チーム計画書 (レビュー) チェックポイント報告書 (レビュー)	課題とリスクの把握	プロジェクト・ログ (更新) ステージ計画書 (更新) 課題報告書 (必要に応じて作成) 助言の要求 (プロジェクトの指揮プロセスをトリガー)
新しい課題またはリスク (このプロセスをトリガー) ワーク・パッケージ記述書 (レビュー) チーム計画書 (レビュー) チェックポイント報告書 (レビュー)	是正処置の実施	プロジェクト・ログ (更新) ステージ計画書 (更新) 課題報告書 (必要に応じて作成) 助言の要求 (プロジェクトの指揮プロセスをトリガー)
完了したワーク・パッケージの通知 (このプロセスをトリガー) ワーク・パッケージ記述書 (レビュー)	完了したワーク・パッケージの受け取り	プロジェクト・ログ (更新)
プロジェクト委員会の助言 (このプロセスをトリガー) ハイライト報告書 (前期) (レビュー) ステージ計画書 (レビュー) チェックポイント報告書 (レビュー) プロジェクト・ログ (レビュー)	ステージのステータスの評価	プロジェクト・ログ (更新) ハイライト報告書 (期間ごとに作成) ステージ終了が近づく (ステージ境界のマネジメント・プロセスをトリガー) プロジェクト終了が近づく (プロジェクトの指揮プロセスをトリガー)
プロジェクト委員会の助言 (このプロセスをトリガー) ハイライト報告書 (前期) (レビュー) ステージ計画書 (レビュー) チェックポイント報告書 (レビュー) プロジェクト・ログ (レビュー)	ハイライトの報告	プロジェクト・ログ (更新) ハイライト報告書 (期間ごとに作成) ステージ終了が近づく (ステージ境界のマネジメント・プロセスをトリガー) プロジェクト終了が近づく (プロジェクトの指揮プロセスをトリガー)
ステージ計画書 (レビュー) プロジェクト計画書 (レビュー)	課題とリスクのエスカレーション	例外報告書 (作成) 例外の提起 (プロジェクトの指揮プロセスをトリガー)

ワーク・パッケージの認可

プロジェクト作業の自律性と、全体のスケジュール調整のバランスを取るための活動である。プロジェクト・マネージャー(PM)の同意なしに作業が開始されることによる混乱を防ぎ、計画に基づいた確実な実行を担保する。

ワーク・パッケージ(WP)の単位: 1つまたは複数の成果物を作成するための作業パッケージである。大規模な成果物の場合、サブ成果物に分割してWPを割り当てる。

トリガープロジェクト・マネージャー(PM)がWPを認可するきっかけには、主に以下の4つがある。
- ステージの認可: プロジェクト委員会からステージ計画の実行権限が与えられたとき。
- 例外計画書の承認: 例外が発生し、新しい計画(例外計画)の実行が認められたとき。
- 新規ワーク・パッケージの必要: 現在の進捗評価から、次に着手すべき作業が特定されたとき。
- 是正処置: 特定された課題やリスクに対応するために、新しい作業が必要になったとき。
PMに推奨される処置 PMが現場を混乱させず、かつスムーズに作業を依頼するための具体的なアクションは以下の通り。
- WPの特定と定義:
  - PID(プロジェクト立ち上げ文書)やステージ計画書を確認し、必要なWPを特定・定義する。
  - チーム・マネージャーと共創して、ワーク・パッケージ記述書をレビューし、内容の受け入れを確認した上で作業開始を認可する。＊TMとの良好な協力関係を築き、円滑なデリバリーの基盤を作る。
- 計画の同期:
  - チーム・マネージャーが作成したチーム計画書をレビューし(商業的な制約がある場合は、主要マイルストーンのみを確認)、WPのスケジュールをステージ計画書に反映する。
- 体制と品質の確保:
  - 品質レビューの担当者が適切かどうかをプロジェクト保証と協議する。
  - プロジェクト・ログを更新し、認可されたワーク・パッケージの内容・計画された品質管理活動を反映させる。
- 情報の最新化:
  - マネジメント・アプローチに従って、WPの内容や進捗状況に基づき、関連する各種プロジェクト・ログやマネジメント成果物を最新の状態に更新する。

ワーク・パッケージのステータスの評価

実行中のワーク・パッケージ(WP)の進捗状況を定期的に把握し、計画との乖離がないかを評価するための活動である。これにより、問題が深刻化する前に予兆を捉え、適切なコントロールを維持することが可能になる。

頻度と手続き: 通常、ワーク・パッケージ記述書で合意された報告頻度(チェックポイント報告の間隔など)に基づき、現在のステージ計画書に従って実施される。

PMに推奨される処置
- 関係維持と情報の収集
  - 非公式なコミュニケーション: チーム・マネージャーと日常的に対話し、良好な関係を維持する。これにより、公式な報告書に現れない潜在的な課題やリスクを早期に察知する。
  - チェックポイント報告書のレビュー: チーム・マネージャーから提出される報告書を確認し、実際の進捗、品質活動の結果、および今後の予測を正確に把握する。
- 記録と計画の更新
  - プロジェクト・ログの最新化: 収集した情報に基づき、リスク登録簿や課題登録簿などのプロジェクト・ログを必要に応じて更新する。
  - ステージ計画書の更新: これまでの実績値(実績コスト・時間)と将来の予測を反映させ、ステージ計画書を最新の状態に保つ。＊必要であれば、許容度内に収めるための軽微な調整もここで行う。

完了したワーク・パッケージの受け取り

個人またはチームに割り当てられた作業がすべて完了し、かつ公式に承認されたことを最終確認する活動である。単に作業が終わっただけでなく、品質基準を満たし、必要な承認手続きが完了していることを保証する。

PMに推奨される処置
- 完了と承認の検証
  - 作業完了の確認: ワーク・パッケージ(WP)記述書で定義された全ての作業が完了しているか＊アジャイル・アプローチの場合は、タイムボックス内で提供すると合意したフィーチャーが全て揃っているかを確認する。
  - 品質活動のチェック: 品質登録簿を照合し、計画されていたすべての品質レビューや検査が完了しているか判断する。
  - 公式な承認の確認: 各成果物が成果物記述書(品質および持続可能性の定義を含む)に従い、適切な権限者から正式な承認を得ていることを確実にする。
- 記録と計画の更新
  - 成果物登録簿の最新化: 承認された成果物のステータスを成果物登録簿(成果物レコード) に反映し、最新の状態に更新する。
  - ステージ計画書の実績反映: ステージ計画書を更新し、当該ワーク・パッケージが正式に完了したことを記録する。これにより、ステージの全体進捗を正確に把握する。

ステージのステータスの評価

実際に発生したこと(実績) と発生が予想されていたこと(計画) を比較し、次に何が起こり得るかを分析することで、ステージのコントロールを維持する活動である。

＊ステージ計画書で定義された頻度で行われるが、プロジェクト委員会の助言や重大な課題・リスクの発生によって随時トリガーされる。

達成目標
- タイムリーな判断: 計画の推進と突発的なイベントへの対応のバランスを保つ。
- 情報の透明性: モニタリングを通じて、進捗とリソース状況に関する正確で最新の全体像を把握する。
評価の観点論理的なコントロールを実行するため、以下の情報を照合・分析する。
- 実績 vs 計画: これまでに完了した作業と消費したリソース。
- 将来予測: ステージ終了時点での予測値と、許容度(トレランス)を逸脱する可能性の有無。
- 付随情報: 新たに特定されたリスク、課題、およびそれらがビジネス・ケースに与える影響。
PMに推奨される処置
- 分析と更新
  - 進捗レビュー: ステージの進捗をレビューし、是正処置が必要かどうかを判断する。
  - ログと計画の最新化: 必要に応じてプロジェクト・ログを修正し、総合評価により予測に変更がある場合は、ステージ計画書を更新する。
  - 成果物の移管確認: 成果物が段階的にユーザーへ移管される計画の場合、その所有権(オーナーシップ)が適切に移行されているかを確認する。
- 次のステップへの備え
  - 教訓の振り返り: 教訓のレビューを今行うか、ステージ終了時まで待つかを検討し、有益な知見を逃さないようにする。
  - 次フェーズの準備: ステージ計画書やマイルストーンに基づき、ステージの終了が近づいている場合はステージ境界のマネジメントを、最終ステージの場合はプロジェクトのクローズの準備を開始する。

課題とリスクの把握

プロジェクトの進行中に非構造的(予測不能)に発生する課題やリスクを、一貫性のある信頼性の高い方法で特定・評価する活動である。

運用のポイント
- 包括的な把握: ビジネス、プロジェクト、利害関係者など、あらゆるルートから提起される情報を漏らさず吸い上げる。
- 心理的安全性の確保: チーム内で課題やリスクを隠さず、迅速に共有できる文化を醸成することが不可欠である。
- 迅速な対処: 特定された事象がプロジェクトに深刻な影響を及ぼす前に、適切かつ迅速な対応を可能にする。具体的な処置(対応策)を決定する前に、必ず以下のステップを踏む。
  1. 登録: 発生した事象をプロジェクト・ログ(リスク登録簿または課題登録簿)に記録し、情報の所在を明確にする。
  2. インパクト評価: その事象がプロジェクトの許容度やビジネス・ケースにどのような影響を与えるかを分析する。
PMに推奨される処置
- ルールの徹底
  - リスクへの対応: 新たなリスクを特定した場合は、リスク・マネジメント・アプローチに従い、記録・管理する。
  - 課題への対応: 課題が発生した場合は、課題マネジメント・アプローチに従い、記録・管理する。
- 判断とエスカレーション
  - 現状の再確認: 是正処置を検討する際は、まずステージのステータスをレビューし、プロジェクト全体の状況(全体像)を正しく把握する。
  - 上位への相談: 自身の許容度(トレランス)を超える可能性がある場合、あるいは判断に迷う場合は、プロジェクト委員会に助言を求めるか、正式にエスカレーションを行う。

是正処置の実施

計画からの偏差(ズレ)を解消するための処置を選択・実施し、プロジェクトを再び軌道に乗せる活動である。

達成目標
- 許容度の遵守: 実施する処置は、あくまでステージおよびプロジェクトの許容度(トレランス)の範囲内に収まらなければならない。
- 適切な解決策の選択: 偏差の原因を特定し、最も効果的な対応オプションを実行に移す。
トリガー是正処置は、主に以下のタイミングや状況で検討・実施される。
- ステータス評価時: ステージの進捗レビューにおいて偏差が確認された場合。
- 上位からの指示: プロジェクト委員会から受け取った助言やガイダンス。
- 下位からの報告: チーム・マネージャーから提起された課題への対応。
PMに推奨される処置
- 分析とアクションの実行
  - 情報収集とオプション特定: 偏差に関する詳細情報を集め、解決に向けた複数の選択肢を特定する。その中から最適なオプションを選択する。
  - 作業の認可: 選択した是正処置を具体化し、ワーク・パッケージの認可(または修正認可)を通じて実行をトリガーする。
- 記録と計画の更新
  - 成果物登録簿の更新: 変更が必要な成果物や新規成果物の情報を反映させる。
  - ステータスの追跡: 課題報告書を更新し、是正処置の進捗状況を明示する。
  - ログと計画の最新化: 是正処置による変更を各種プロジェクト・ログに記録し、最新の状況を反映するようにステージ計画書を修正する。

課題とリスクのエスカレーション

PMの許容度の範囲内では解決できない課題やリスクに直面した際、上位のマネジメント層(プロジェクト委員会)へ判断を委ねる活動である。

運用のポイント
- エスカレーションの基準: 是正処置を講じても、ステージが許容度を超えると予測される(＝例外状況になる)場合に適用する。
- 失敗ではない: 例外事態の予測が立った時点で、速やかにプロジェクト委員会に通知することが推奨される。エスカレーションは障害ではなく、適切な是正処置のための時間を確保するための前向きな行動である。
エスカレーションのステップ例外報告書の作成に時間を要する場合、PMは以下の手順で機動的に対応する。
1. 速報(通知): 予測される例外状況をプロジェクト委員会に速やかに伝え、心の準備を促す。
2. 裏付け(報告書): その後、詳細なデータや分析を盛り込んだ例外報告書を提出し、正式な判断を仰ぐ。
PMに推奨される処置
- 調査と影響評価
  - 偏差の分析:
    - ステージ計画書を調査し、偏差の範囲や未完成の成果物を特定する。
    - 何もしなかった場合に何が起きるかを判断する。
  - 全体への影響分析: 最新のプロジェクト立ち上げ文書(PID)とプロジェクト計画書を参照し、プロジェクト全体のステータスに対する偏差の影響を調査する。
  - 心理的安全性の配慮: チーム内で事実が適切に共有されているか、心理的安全性を踏まえて処置の必要性を判断する。
- オプションの検討と推奨
  - 復旧オプションの策定: 回復のための選択肢を特定し、ビジネス・ケースに照らしてその正当性を評価する。
  - リソースの考慮: 各オプションを実行するためのスキルや経験を持つ要員の可用性を考慮し、現在のステージ計画へのインパクトを評価する。
  - 例外報告書の作成: 状況、検討したオプション、およびPMとしての推奨事項を例外報告書にまとめ、プロジェクト委員会に提出する。

ハイライトの報告

PMがステージおよびプロジェクト全体のステータスに関する要約情報をプロジェクト委員会に提供する活動である。

報告の目的
- プロジェクト委員会に対し、進捗が許容度(トレランス)の範囲内であることを保証する。
- 委員会が現場に介入しすぎることなく、高い視点からガバナンスを効かせられるようにする。
- 重要な課題やリスクを共有し、将来の予測を提示する。
プロジェクト・マネージャーに推奨される処置
- 情報の集約
  - 現状のサマリー: チェックポイント報告書、プロジェクト・ログ、成果物ステータス報告書、およびステージ計画書の修正内容をまとめる。
  - 是正処置の記録: 報告期間中に実施した是正処置のリストを作成する。これにより、PMが自身の許容度内で適切に行動していることをプロジェクト委員会に対して実証する。
- 報告書の作成と配布
  - 過去との比較: 前回のハイライト報告書をレビューし、継続性のある報告を行う。
  - 報告書の作成: 最新の情報に基づき、現在の報告期間のハイライト報告書を作成する。
  - 適切な配布: 定められた配布先に報告書を届ける。＊デリバリー手法(アジャイル等)における考慮事項
    - プルシステム: アジャイル手法を採用している場合、定期的なプッシュ型の報告ではなく、プロジェクト委員会が自ら進捗チャート(バーンダウンチャートやカンバンボードなど)を確認しにいくプル型の共有形式がとられることもある。

適用

このプロセスを効果的に運用するためには、情報の効率化と、チーム間の協調的な信頼関係の構築が鍵となる。

一般的な考慮事項

形式的な指示にとどまらず、メンバーのオーナーシップを促すファシリテーションが求められる。

情報のスリム化: ワーク・パッケージ(WP)記述書を作成する際、プロジェクト計画書やPIDなどの既存文書から内容を抜粋したり、相互参照(リンク)を活用したりするのが、情報の重複を減らし、管理の手間を最小限に抑えられます。
ビジネス・サプライヤー間の配慮: 外部サプライヤーが関わる場合、WPの詳細度は契約関係に応じて調整が必要です。
協調的な関係性: PM、プロジェクト支援、チーム・マネージャー(TM)の関係は、単なる命令と実行ではなく協調的であるべきである。
オーナーシップの向上: PMは単にタスクを割り当てるのではなく、各担当者がプロジェクトに貢献し、ビジネス目標を達成できるようプロセスを促進(ファシリテート)する。

役割のテーラリング

PMはガバナンスと整合性に責任を持ち、専門的な実務は適任者の知見を活用する。

＊PMは全ての管理責任を負いますが、実務においては餅は餅屋の精神で柔軟に権限を委任する。

実行責任と委任: PMは本プロセスで作成されるマネジメント成果物に責任を負うが、責任を維持した上で実務タスクを他者に委任できる。
専門知見の活用: WP 記述書に含まれる専門的な手法や成果物の詳細は、チーム・マネージャーや専門家にコンテンツ作成を依頼する。PM 自身に専門スキルがない場合でも、専門家の力を借りることで正確性を担保する。
PMの本質的な役割: PMの重要な役割は、専門家が作成した内容がステージ計画のニーズを満たしているか、適切に定義・レビュー・保証されているかを最終確認する。

責任

活動	プロジェクト・エグゼクティブ	シニア・ユーザー	シニア・サプライヤー	プロジェクト・マネージャー	チーム・マネージャー	プロジェクト保証	プロジェクト支援
ワーク・パッケージの認可	A			R	C	C	C
ワーク・パッケージのステータスの評価	A			R	C	C	C
完了したワーク・パッケージの受け取り				A	R	C	I
ステージのステータスの評価	A	C	C	R	C	C	C
課題とリスクの把握	A			R¹	R²	C	C
是正処置の実施	A	C	C	A¹/R³	R⁴		I
課題とリスクのエスカレーション	A	C	C	R	I		I
ハイライトの報告	A	C	C	R	C	C	C

R = 実行責任、A = 説明責任、C = 協議先、I = 情報先

R¹: ステージ・レベルで課題とリスクを把握する実行責任がある
R²: チーム・レベルで課題とリスクを把握する実行責任がある
A¹: チーム・マネージャーが実施した是正処置に説明責任がある
R³: 自分のは正処置に実行責任がある
R⁴: チーム・レベルでのは正処置に実行責任がある

プロセスへのプラクティスの適用

プラクティス	ステージのコントロール・プロセスへの適用
ビジネス・ケース	実行可能性を定期的に確認し、疑義があれば委員会へ通知する。ベネフィットおよび持続可能性マネジメント・アプローチの要件をWPに反映する
組織化	コミュニケーション、変更、商業・マネジメント・アプローチをWPに適用する。プロジェクト・チームのウェルビーイングと状況を継続的にモニタリングする
計画	実施する作業に合わせて、ステージのWPを作成または更新する。進捗や予測を反映し、ステージ計画書およびプロジェクト計画書を更新する
品質	成果物登録簿と品質登録簿を最新化する。品質マネジメント・アプローチをWPに適用し、必要に応じて成果物記述書を作成・更新する
リスク	リスク・マネジメント・アプローチをWP 記述書に適用。リスク登録簿に新リスクを記録し、特定されたリスク対応策を確実に実行・完了させる
課題	課題マネジメント・アプローチをWP 記述書に適用。課題登録簿を更新し、詳細分析やエスカレーションが必要な課題に対しては課題報告書を作成する
進捗	デジタルおよびデータ・マネジメント・アプローチをWPに適用。デイリー・ログや教訓ログを更新し、ハイライト報告書や例外報告書を適切に発行・報告する