プロジェクト・マネジメント-プロジェクトのクローズ

プロジェクトのクローズ

プロジェクトのクローズ・プロセスの目的は、プロジェクト成果物の受け入れが確認される時点を提供する。 また、プロジェクト立ち上げ文書で確立されたとおりに、達成目標または達成目標に対する承認された変更が達成されたことを認識するためのポイントも提供します。 早期クローズの原因がある場合、このプロセスにより、プロジェクトを整然とした方法でクローズすることを確保します。

プロジェクトのクローズ・プロセスの達成目標は、以下を行うことです。 * プロジェクト成果物のユーザー受け入れを確認する * プロジェクトのクローズ後、ビジネスが成果物を支援できることを確保する * プロジェクトのパフォーマンスをベースラインと比較してレビューする * すでに実現されているベネフィットを評価して、プロジェクト後のベネフィット・レビューを含めるようベネフィット・マネジメント・アプローチを更新する * 継続対応勧告によって、未解決の課題やリスクに対処への提供ができることを確保する * プロジェクトのクローズが整然とした方法で行われるよう保証し、単に放棄されていないようにする(早期クローズの場合)

プロジェクトの決定的な特徴の 1 つはプロジェクトが有限であること、つまり始まりと終わりがあるということです。(プロジェクトがこの特徴を失うと、運用上のマネジメント・アプローチに対する利点の一部を失うことになります。) プロジェクトの明確な終了により、以下のことが実現されます。 * 次のことを全関係者が認識することになるため、漫然と運用に移行する場合よりも、成功率が高まります。 * 当初の達成目標が満たされていること(承認のうえ、変更される場合がある) * 現在のプロジェクトが予定の工程を満了したこと * 成果物の継続的な運用と保守に対する責任が、合意されたオーナーによって確認されていること * 一時的なプロジェクト組織、特にプロジェクト・マネジメント・チームを解散できること * 今後プロジェクトのコストは発生しないこと * 未達成のゴールや達成目標が特定され、今後それらに取り組む機会が確保されること * 合意されたオーナーに成果物のオーナーシップが移転され、プロジェクト・マネジメント・チームは責任から解放されること

クローズ活動は、最終ステージのためのステージ計画書の一部として計画されます。プロジェクトをクローズする際は、プロジェクトのクローズの認可を得るためにプロジェクト委員会に提供する情報を準備する作業が必要になります。その後、プロジェクト・エグゼクティブはビジネス・レイヤーにプロジェクトの終了を通知します。 状況によっては(ビジネス・ケースが有効でなくなった場合など)、プロジェクト委員会がプロジェクトの早期クローズのトリガーを望むこともあります。プロジェクトが早期クローズに至った場合でも、プロジェクトのクローズ・プロセスを実施する必要があります。 プロジェクト終了後に、プロジェクト成果物に特有の処置をいくつか実施しなければならない場合があります。これらの処置は継続対応勧告として文書化され計画されます。処置の対象者はさまざまであるため、個別に作成する必要がある場合もあります。勧告の形式と内容は対象者のニーズによって判断されます。正式な報告書を希望する対象者もいれば、システムへのログインプットやミーティングを希望する対象者もいます。

活動

インプット	活動	アウトプット
プロジェクト終了が近づく(このプロセスをトリガー) プロジェクト・ログ(レビュー) プロジェクト立ち上げ文書(確認) ビジネス・ケース(確認) プロジェクト計画書(レビュー)	計画されたクローズの準備	プロジェクト・ログ(更新) プロジェクト計画書(必要に応じて更新) ベネフィット・マネジメント・アプローチ(必要に応じて更新) 教訓報告書(作成) プロジェクト終了報告書(作成)
プロジェクト終了が近づく(このプロセスをトリガー) プロジェクト・ログ(レビュー) プロジェクト立ち上げ文書(確認) ビジネス・ケース(確認) プロジェクト計画書(レビュー)	プロジェクトの受け入れの確認	プロジェクト・ログ(更新) プロジェクト計画書(必要に応じて更新) ベネフィット・マネジメント・アプローチ(必要に応じて更新) 教訓報告書(作成) プロジェクト終了報告書(作成)
プロジェクト終了が近づく(このプロセスをトリガー) プロジェクト・ログ(レビュー) プロジェクト立ち上げ文書(確認) ビジネス・ケース(確認) プロジェクト計画書(レビュー)	プロジェクトの評価	プロジェクト・ログ(更新) プロジェクト計画書(必要に応じて更新) ベネフィット・マネジメント・アプローチ(必要に応じて更新) 教訓報告書(作成) プロジェクト終了報告書(作成)
プロジェクト終了が近づく(このプロセスをトリガー) プロジェクト・ログ(レビュー) プロジェクト立ち上げ文書(確認) ビジネス・ケース(確認) プロジェクト計画書(レビュー)	プロジェクトのクローズの要求	プロジェクト・ログ(更新) プロジェクト計画書(必要に応じて更新) ベネフィット・マネジメント・アプローチ(必要に応じて更新) 教訓報告書(作成) プロジェクト終了報告書(作成)
早期クローズの要求(このプロセスをトリガー) プロジェクト・ログ(レビュー) プロジェクト立ち上げ文書(確認) ビジネス・ケース(確認) プロジェクト計画書(レビュー)	早期クローズの準備	プロジェクト・ログ(更新) プロジェクト計画書(必要に応じて更新) ベネフィット・マネジメント・アプローチ(必要に応じて更新) 教訓報告書(作成) プロジェクト終了報告書(作成)
早期クローズの要求(このプロセスをトリガー) プロジェクト・ログ(レビュー) プロジェクト立ち上げ文書(確認) ビジネス・ケース(確認) プロジェクト計画書(レビュー)	プロジェクトの受け入れの確認	プロジェクト・ログ(更新) プロジェクト計画書(必要に応じて更新) ベネフィット・マネジメント・アプローチ(必要に応じて更新) 教訓報告書(作成) プロジェクト終了報告書(作成)
早期クローズの要求(このプロセスをトリガー) プロジェクト・ログ(レビュー) プロジェクト立ち上げ文書(確認) ビジネス・ケース(確認) プロジェクト計画書(レビュー)	プロジェクトの評価	プロジェクト・ログ(更新) プロジェクト計画書(必要に応じて更新) ベネフィット・マネジメント・アプローチ(必要に応じて更新) 教訓報告書(作成) プロジェクト終了報告書(作成)
早期クローズの要求(このプロセスをトリガー) プロジェクト・ログ(レビュー) プロジェクト立ち上げ文書(確認) ビジネス・ケース(確認) プロジェクト計画書(レビュー)	プロジェクトのクローズの要求	プロジェクト・ログ(更新) プロジェクト計画書(必要に応じて更新) ベネフィット・マネジメント・アプローチ(必要に応じて更新) 教訓報告書(作成) プロジェクト終了報告書(作成)

計画されたクローズの準備

プロジェクトがクローズできる状態にあることをプロジェクト・マネージャーが確認したら、プロジェクト委員会にクローズ勧告を出すことができます。

プロジェクト・マネージャーに推奨される処置 * コミュニケーション・マネジメント・アプローチを使って、プロジェクトがクローズする旨を知らせる必要のある組織や関係者を特定する(広報活動やマーケティング機会のためのコミュニケーション活動について、この時点で検討する)。 * プロジェクト・ログをクローズする。 * プロジェクト・マネジメント・チームの決定、処置、パフォーマンスについて将来監査を行えるようにするため、プロジェクトの情報が(デジタルおよびデータ・マネジメント・アプローチに従って)安全に保管されることを確保する。 * プロジェクト委員会によるレビューを受けるため、プロジェクトのクローズ通知案を準備する。

早期クローズの準備

状況によっては、プロジェクト委員会がプロジェクト・マネージャーに対しプロジェクトを早期に終了するよう指示する場合があります。(そのような場合、プロジェクト・マネージャーは、進行中の作業を単に放棄するのではなく、プロジェクトでそれまでに生み出された価値が回収され、プロジェクトの中止によって生じた損失がビジネスに示されたことを確認する必要があります。)

プロジェクト・マネージャーに推奨される処置 * プロジェクト・ログ(および必要に応じて課題報告書)を更新して早期クローズの要求を記録する。 * プロジェクト計画書を更新して最終ステージでの実績を反映させる。 * プロジェクト支援に成果物のステータスを要求する。ここから、プロジェクト成果物のどのコンポーネントが以下に該当するかを判断する。 * 成果物記述書に記載されている承認部門の承認を受けている * 完成する必要があるが、現在開発中である * 条件付き承認として承認されている * まだ開始されていない * 安全を確保する必要がある * 他のプロジェクトに役立つ可能性がある * 該当する場合、完成済みまたは作成中の成果物を回収するための手段に合意する。これにはプロジェクト委員会の協議を要します。また、他のプロジェクトに役立つ可能性のある成果物の作成、安全性確保、完成といった追加作業(未完成の建物の安全性と耐候性の確保など)が含まれる場合があります。場合によっては、追加作業には例外計画書の作成が必要となる。 * リソースと人員が早期にリリースされる可能性があること、またはリリースされようとしていることをビジネスに通知するための承認を求める。

プロジェクトの受け入れの確認

プロジェクト成果物は、プロジェクトのクローズに先立ち、運用および保守環境に移管する必要があります。移管はプロジェクトの終わりに 1 回のリリースとして実施されることもありますが、プロジェクト・アプローチによっては、フェーズごとのデリバリーによっていくつかのリリースに分けて成果物がデリバリーされることもあります。早期クローズが実施される場合、承認は済んでいるものの提供が済んでいない成果物があることがあります。プロジェクト委員会のガイダンス次第では、このような成果物の一部または全部のオーナーシップをユーザーに移転する必要がある場合があります。 成果物を提供する際には、ベネフィット・マネジメント・アプローチの更新が必要になる場合があります。(これは、プロジェクト終了後のベネフィット・レビュー、または運用使用時のプロジェクト成果物のパフォーマンスのレビューをベネフィット・マネジメント・アプローチに含めるためです。このようなベネフィット・レビューを実施することで、他のプロジェクトに役立つ教訓を提供するような(有益または有害な)副産物がなかったかどうかを特定できることがあります。) プロジェクト・ライフサイクル中に移管が複数回行われる場合もあります。(プロジェクト完了後のベネフィット・レビューはプロジェクト活動ではありません。プロジェクト活動に含まれるのは、そのようなベネフィット・レビューが実施されるように計画することです。プロジェクトがプログラムの一部として実施される場合、プロジェクト終了後のベネフィット・レビューは、プログラムのベネフィット・マネジメント活動の一環として実施する必要があります。)

プロジェクト・マネージャーに推奨される処置 * プロジェクト・マネジメント・チームと協議のうえ、プロジェクト成果物の未完了作業、課題、リスクに関する継続対応勧告を準備する。各プロジェクト成果物またはそのコンポーネントや、特定のユーザー・グループ(人事部、財務部、業務部など)のための個別の継続対応勧告を作成する場合もあります。 * ベネフィット・マネジメント・アプローチにプロジェクト終了後の活動が記載されていることを確認する。この活動は、プロジェクト成果物がしばらく運用された後で初めて測定できるベネフィット(信頼性パフォーマンスなど)を確認する目的で実施します。 * プロジェクト立ち上げ文書を調査し、成果物の運用期間中に成果物を管理する者に成果物を提供する方法を確認する。

プロジェクトの評価

成功する組織は、プロジェクトの経験からの学習を活用します。プロジェクトを評価する際の達成目標は、プロジェクトがどれほど成功したかを評価することです。または早期クローズの場合は、プロジェクトと早期クローズの理由を評価することです。今回のプロジェクトの見積もりと実際の進捗の測定基準を分析することによって、今後のプロジェクトの見積もりを改善することも可能かもしれません。

プロジェクト・マネージャーに推奨される処置 * 立ち上げステージで合意し、その時点でベースライン化されたプロジェクト立ち上げ文書に定義されている、プロジェクトの当初の意図をレビューする。 * プロジェクト立ち上げ文書のコンポーネントの最新バージョンに定義されている承認済みの変更をレビューする。 * プロジェクト・マネジメント・チームと協議のうえ、プロジェクト終了報告書を準備する。 * プロジェクト・ログをレビューし、今後プロジェクトに適用できる教訓を特定し、プロジェクト・マネジメント・チームと協議のうえでプロジェクト教訓報告書に記載する。

プロジェクトのクローズの要求

現在のステージを終了してプロジェクトをクローズするには、プロジェクト・マネージャーはプロジェクト委員会に連絡してプロジェクトのクローズを要求します。プロジェクト・マネージャーは、プロジェクトの成功を祝うことの重要性を強調し、プロジェクト委員会が関係者全員に何らかの形で感謝の意を表することを提案します。プロジェクトのクローズの正式な正当性は、プロジェクト終了報告書に記載されています。

プロジェクト・マネージャーに推奨される処置 * プロジェクト委員会にプロジェクトのパフォーマンスの概要を説明し、クローズする準備ができていることを確認する。このとき、仕様外項目の条件付き承認がある部分を強調します。 * プロジェクト委員会にプロジェクトのクローズを要求する。

適用

一般的な考慮事項

このプロセスの活動は、状況に応じて結合、分割、同時に実行できます。ただし、プロジェクトの指揮のプロセスとステージのコントロールのプロセスとのインターフェースとの関連の完全性が確保されるよう注意を払います。 成果物の移管活動は、プロジェクトのクローズの一環としてプロジェクトの最終ステージでは行われない場合がありますが、その前のいくつかのステージで行われた可能性があります。その場合、プロジェクトのクローズのプロセスとして、すべての移管作業が完了していることの確認のみが必要となります。

役割のテーラリング

プロジェクト・マネージャーはこのプロセスにおけるあらゆる新しいマネジメント成果物の作成の実行責任を負いますが、引き続き全体的な責任を負う場合は、作業を他の人に委任できます。プロジェクト終了後のベネフィット・レビューの実施が予定されていることの確認は、「プロジェクトの受け入れの確認」活動でシニア・ユーザーが行う場合もあります。

責任

活動	ビジネス・レイヤー	プロジェクト・エグゼクティブ	シニア・ユーザー	シニア・サプライヤー	プロジェクト・マネージャー	チーム・マネージャー	プロジェクト保証	プロジェクト支援
計画されたクローズの準備		A	C	C	R	C	C	C
早期クローズの準備		A	C	C	R	C	C	C
プロジェクトの受け入れの確認		A	C	C	R	I	I	I
プロジェクトの評価		A	C	C	R	C	C	C
プロジェクトのクローズの要求	I	A	C	C	R	I	C	I

R = 実行責任、A = 説明責任、C = 協議先、I = 情報先

プロセスへのプラクティスの適用

プラクティス	プロジェクトのクローズ・プロセスへの適用
ビジネス・ケース	プロジェクト終了時のプロジェクトのパフォーマンスが評価され、ビジネス・ケースが更新されて、実際のコストとベネフィット、およびまだ実現されていないベネフィットの予測が反映されます。ベネフィット・マネジメント・アプローチと持続可能性マネジメント・アプローチは、必要に応じてプロジェクト終了後の責任のためにレビューおよび更新されます。
組織化	プロジェクト・チーム・パフォーマンスとウェルビーイングは、学んだ教訓とプロジェクト終了報告書へのインプットの為にレビューされます。 コミュニケーション・マネジメント・アプローチ、変更マネジメント・アプローチ、商業マネジメント・アプローチは、プロジェクトのクローズに関連する要件(通知など)の為にレビューされます。 プロジェクト・マネジメント・チームは解散し、オフボーディング活動が完了します。
計画	計画は、プロジェクトの実際のパフォーマンスを、学んだ教訓やプロジェクト終了報告書へのインプットを提供するために計画されたものと比較するためにレビューされます。
品質	品質登録簿は、最終ステージに必要な品質活動が実施されたことを確認し、終了報告書にインプットを提供するために確認されます。 品質マネジメント・アプローチは、プロジェクトのクローズに関連する要件についてレビューされます。 品質登録簿がクローズされます。
リスク	リスク登録簿は、最終ステージのリスクを排除し、残存リスクをビジネスに移転し、学んだ教訓とプロジェクト終了報告書へのインプットを提供するためにレビューされます。 リスク・マネジメント・アプローチは、プロジェクトのクローズに関連する要件についてレビューされます。 リスク登録簿がクローズされます。
課題	課題登録簿は、最終ステージの課題を排除し、ビジネスの継続対応を把握し、学んだ教訓とプロジェクト終了報告書へのインプットを提供するためにレビューされます。 課題マネジメント・アプローチは、プロジェクトのクローズに関連する要件についてレビューされます。 課題登録簿がクローズされます。
進捗	成果物登録簿は、最終ステージに必要な成果物が提供されたことを確認し、学んだ教訓とプロジェクト終了報告書へのインプットを提供するために確認されます。成果物登録簿がクローズされます。 デイリー・ログと教訓ログは、プロジェクト終了報告書へのインプットを提供するためにレビューされます。 デジタルおよびデータ・マネジメント・アプローチは、プロジェクト・データのアーカイブまたは使用の方法や場所など、プロジェクトのクローズに関連する要件についてレビューされます。 プロジェクト終了報告書が作成および発行されます。 デイリー・ログと教訓ログがクローズされます。