プロジェクト・マネジメント-ステージ境界

ステージ境界

ステージ境界のマネジメントのプロセスの目的は、プロジェクト・マネージャーがプロジェクト委員会に以下を行えるだけの十分な情報を提供できるようにする。 * 現在のステージの成功の確認 * 次のステージ計画書の準備 * 更新したプロジェクト計画書のレビュー * ビジネス正当性の継続とリスクの許容可能性の確認 このプロセスは各ステージの終了時か終了間際に実行します。

(プロジェクトは必ずしも計画どおりには運びません。(ステージまたはプロジェクトがその許容度を超えることが予測された場合)プロジェクト委員会は例外報告書への対応として、現ステージの再計画や、場合によってはプロジェクトの再計画を要求する場合があります。再計画のアウトプットは例外計画書です。例外計画書は、ステージ計画書がプロジェクト委員会の承認を得るために提出されるのと同様に、プロジェクト委員会に提出されます。例外も、このプロセスのトリガーとなる可能性があります。)

ステージ境界のマネジメントのプロセスの達成目標は以下のとおりです。 * 現在のステージ計画書のすべての成果物が完了し承認されていることを、プロジェクト委員会に保証する * 次のステージのステージ計画書または例外計画書を準備する * プロジェクト立ち上げ文書をレビューし、必要に応じて更新する(特にビジネス・ケース、プロジェクト計画書、ユーザーの期待品質、マネジメント・アプローチ、プロジェクト・マネジメント・チーム組織、役割記述書) * プロジェクト委員会がプロジェクトの継続的な実行可能性を評価するために必要な情報を提供する * プロジェクトの後続のステージやその他のプロジェクトで役立つ情報や教訓を記録する * 次のステージを開始する認可を要求する 例外については、ステージ境界のマネジメントのプロセスの達成目標は上記と同様ですが、例外計画書の準備と、プロジェクトまたは現在のステージ計画書を例外計画書に置き換えるための承認を求めることが含まれます。

ステージ境界のマネジメントのプロセスは、プロジェクトをステージに分けることを前提としています。 (プロジェクトは、その規模にかかわらず、プロジェクトで作成する成果物に約束されたベネフィットを、それ自体、あるいはプログラムまたはポートフォリオの一部として提供する必要があります。各ステージの終わりには、プロジェクトのビジネス正当性を再確認します。時間と資金を浪費しないように、必要に応じてプロジェクトを変更したり、中止したりすることがあります。) プロジェクトは計画どおりに進まなくなったり、ビジネス正当性を阻害するような外部要因の影響を受けたりする場合があることを認識することが重要です。プロジェクトやステージが許容度を超える可能性が高いとプロジェクト・マネージャーが予測した場合、これは今後プロジェクトが失敗する可能性があることを示唆しています。このような場合、プロジェクトを正しい指揮とコントロール下に置くための是正処置のメカニズムを用意することが重要です。 中止を前向きに決定することは、障害ではありません。しかし、十分な情報を提供しなければ、プロジェクト委員会が情報に基づいた決定を下せず、誤った決定につながったり、意思決定が不必要に遅れたりする場合があります。そのため、プロジェクト委員会に十分な情報を提供しないことは失敗といえます。 ステージ境界のマネジメントのプロセスは、例外手順を実施する手段を提供します。

活動

インプット	活動	アウトプット
ステージ境界が近づく(このプロセスをトリガー) プロジェクト立ち上げ文書(レビュー) プロジェクト計画書(レビュー) プロジェクト・ログ(確認)	次のステージ計画書の準備	プロジェクト・ログ(更新) ステージ計画書(次のステージ用に作成) 成果物記述書(次のステージ用に作成) プロジェクト立ち上げ文書(必要に応じて更新)
例外計画書の要求(このプロセスをトリガー) 例外報告書(レビュー) プロジェクト立ち上げ文書(レビュー) プロジェクト計画書(レビュー) プロジェクト・ログ(確認)	例外計画書の準備(必要な場合)	プロジェクト・ログ(更新) 例外計画書(作成) 成果物記述書(改訂されたステージの作成/更新) 例外計画書の承認の要求(プロジェクトの指揮のプロセスをトリガー)
プロジェクト・ログ(確認) ステージ計画書(確認) プロジェクト計画書(レビュー)	プロジェクト計画書の更新	プロジェクト計画書(必要に応じて更新)
プロジェクト計画書(確認) プロジェクト・ログ(確認) ビジネス・ケース(レビュー)	ビジネス・ケースの更新	ベネフィット・マネジメント・アプローチ(必要に応じて更新) ビジネス・ケース(必要に応じて更新)
プロジェクト・ログ(確認) コミュニケーション・マネジメント・アプローチ(確認)	ステージの評価	ステージ終了報告書(作成)
ステージ終了報告書 ステージ計画書または例外計画書(次のステージ用)	次のステージの要求	次のステージの要求(プロジェクトの指揮のプロセスをトリガー)

次のステージ計画書の準備

現在のステージの終わりが近づいたら、次のステージのステージ計画書を作成します。(クローズ活動は、最終ステージのためのステージ計画書の一部として計画されます。) 計画立案は単独で行う活動ではありません。プロジェクト・マネージャーは実行可能な計画を作成するために、プロジェクト委員会、プロジェクト保証、チーム・マネージャー、その他の利害関係者などと協議する必要があります。計画立案に関与する人の数が多いほど、計画な堅固なものとなります(適切な人が関与している場合に限る)。

プロジェクト・マネージャーに推奨される処置 * プロジェクト立ち上げ文書のコンポーネントをレビューし、必要に応じて更新する。例えば、マネジメント・アプローチから計画立案要件を確認する。変更要求に関しては、プロジェクト委員会と協議する必要がある場合があります。 * 次のステージに適用する教訓の教訓ログを確認する。 * ステージに適用可能なマイルストーンのプロジェクト計画書を確認する。 * 次のステージのステージ計画書を作成する。 * 次のステージで納品される成果物の成果物記述書を作成する。 * 次のステージで作成する予定の成果物の成果物登録簿のレコードを作成または更新する。 * 新しく課題やリスクが特定された場合(または既成のものに修正が必要な場合)、プロジェクト・ログを更新する。 * 計画された品質マネジメント活動の品質登録簿を更新する。これには成果物のターゲット・レビュー日と承認日を記載します。

例外計画書の準備(必要な場合)

ステージやプロジェクトについて、合意された許容度を超えて偏差が発生することが予測される場合、プロジェクト委員会の承認は効力を失います。 プロジェクト委員会は例外報告書を受け取ると、例外計画書を要求します。(例外計画書は、計画されたステージ境界の前に作成されますが、プロジェクト委員会による承認が、修正されたステージのステージ境界となります。) プロジェクト・マネージャーに推奨される処置 * プロジェクト・ログを更新して、例外計画書に対するプロジェクト委員会の要求を記録する。 * プロジェクト立ち上げ文書をレビュー(必要に応じて更新)する。例えば、マネジメント・アプローチから計画立案要件を確認します。変更要求に関しては、プロジェクト委員会と協議する必要がある場合があります。 * 例外計画書に適用する教訓の教訓ログを確認する。 * 例外計画書に適用可能なマイルストーンについて、プロジェクト計画書をレビューする。 * 例外計画書を作成する。 * 次のステージで納品される成果物の成果物記述書を作成または更新する。 * 例外計画書によって作成される成果物の成果物登録簿のレコードを作成または更新する。 * 新しく課題やリスクが特定された場合や既成のものに修正が必要な場合、プロジェクト・ログを更新する。 * 計画された品質マネジメント活動のプロジェクト・ログを更新する。これには成果物のターゲット・レビュー日と承認日を記載します。

プロジェクト計画書の更新

プロジェクト委員会はプロジェクト全体を通じ、プロジェクト計画書を基に進捗を測定します。 プロジェクト計画書は、終了しようとしているステージの進捗を含めて更新し、開始しようとしているステージのステージ計画書や例外計画書にある期間とコストを予測します。コストや終了日の修正に関する詳細は、ビジネス・ケースを更新するときに使用します。

プロジェクト・マネージャーに推奨される処置 * 現在のステージ計画書が、実際の進捗を反映した最新のものであることを確認し、必要に応じて更新する。 * プロジェクト計画書を修正する。 * 新しく課題やリスクが特定された場合や既成のものに修正が必要な場合、プロジェクト・ログを更新する。

ビジネス・ケースの更新

(通常、プロジェクトが依然として実行可能な場合のみ、プロジェクト委員会はプロジェクトの続行を認可されます。ベネフィットは、現在合意されているビジネス・ケースで確立されている期間、コスト、品質、スコープ、リスク、持続可能性のパラメーターの範囲内で実現されます。) (プロジェクトは、平穏な環境下で実施されるものではありません。プロジェクトの外部環境は変化し、それに伴い、プロジェクト成果物の開発も変化します。したがって、ビジネス・ケースにはこれらの変更を反映する必要があり、プロジェクトとの関連性を保つためにレビューし、修正する必要があります。) プロジェクト・エグゼクティブはビジネス・ケースに対する説明責任を負っています。そのため、プロジェクト・マネージャーがプロジェクト委員会の承認を得る準備において、ビジネス・ケースをレビューしたり更新したりする際には、プロジェクト・エグゼクティブと協議しなければなりません。

プロジェクト・マネージャーに推奨される処置 * 関係する組織のリスク選好度とリスク・キャパシティに変更がなかったか、またリスク許容度を再定義する必要がないかを確認する。 * プロジェクト・ログを使用してプロジェクト・リスクを評価し、プロジェクトの集約されたリスク影響度を確定して、ビジネス・ケースに影響を与える現在の主要リスクを特定する。これには、集約されたリスク影響度がリスク許容度内に収まっているかどうかの評価が含まれます。 * ベネフィット・マネジメント・アプローチを更新して、ステージで実行されたベネフィット・マネジメント処置の結果を反映する。 * プロジェクトの最終実施日が早い日程または遅い日程に変更されたかをプロジェクト計画書で調査、レビューする。これは予想されるベネフィットの一部または全部に影響を及ぼすことがあります。 * 必要に応じてプロジェクト・ログを確認、更新する。 * プロジェクト委員会の承認を得られるよう、ビジネス・ケースや、必要に応じてベネフィット・マネジメント・アプローチを修正する。

ステージの評価

ステージの結果はプロジェクト委員会に報告し、プロジェクト・マネジメント・チームが進捗をはっきりと確認できるようにします。 プロジェクト・マネージャーは、プロジェクトが今後もプロジェクト計画書やビジネス・ケースを満たしていけるかどうかの能力について意見を述べ、全体的なリスク状況を評価します。この活動は、実際のステージ終了にできるだけ近い時点で行います。 プロジェクト・マネージャーに推奨される処置 * ステージのパフォーマンスに基づいて、更新されたビジネス・ケース、更新されたプロジェクト計画書とプロジェクト・ログ、更新されたマネジメント・アプローチを使用して、現在のステージのステージ終了報告書を準備する。 * これまでに記録された教訓を確認し、ステージ終了報告書に含める。これは、教訓の中間レビュー(またはプロジェクト自体の中間レビュー)がビジネスにベネフィットをもたらす可能性のある長期プロジェクトでは特に重要です。 * コミュニケーション・マネジメント・アプローチをレビューし、ステージ終了報告書(および該当する場合には、教訓報告書)のコピーを、その時点で外部関係者に送付する要件があるかどうかを確認する。

次のステージの要求

プロジェクト・マネージャーはプロジェクト委員会に連絡して、現在のステージを終了して次のステージに進めるよう要求します。(正式な正当性は、ステージ終了報告書と次のステージ計画書または例外計画書に記載されています。) プロジェクト・マネージャーに推奨される処置 * 現在のステージのパフォーマンス、次のステージの概要、必要な人員とリソースについてプロジェクト委員会に説明し、進める準備ができていることを確認する。プロジェクト・マネージャーは、ステージ中に仕様外項目の条件付き承認があった部分も確認する。 * 例外計画書やステージ計画書、および該当する場合には、改訂プロジェクト計画書、改訂ベネフィット・マネジメント・アプローチ、改訂ビジネス・ケース(第 14 章を参照)について、プロジェクト委員会の承認を求める。プロジェクト委員会が例外計画書を承認しない場合、改訂された例外計画書が承認されるまで、現在のステージはプロジェクト委員会の指揮に従って続行されます。 * 次のステージを提供できるよう、プロジェクト委員会に権限を要求する。 * 適切な場合は、この時点で教訓をレビューする。これは特に、中間の教訓レビュー(またはプロジェクト自体の中間レビュー)がビジネスにベネフィットをもたらす可能性のある長期のプロジェクトの場合に当てはまります。

適用

一般的な考慮事項

このプロセスの活動は、状況に応じて結合、分割、同時に実行できます。ただし、プロジェクトの立ち上げのプロセス、ステージのコントロールのプロセス、プロジェクトの指揮のプロセスとの関連の完全性が確保されるよう注意を払う。

役割のテーラリング

プロジェクト・マネージャーは、このプロセスにおけるあらゆる新しいマネジメント成果物の作成の実行責任を負いますが、プロジェクト・マネージャーが全体的な責任を負う場合は、プロジェクト支援やチーム・マネージャーなど必要なスキルを持つ他の者に作業を委任できます。

責任

活動	ビジネス・レイヤー	プロジェクト・エグゼクティブ	シニア・ユーザー	シニア・サプライヤー	プロジェクト・マネージャー	チーム・マネージャー	プロジェクト保証	プロジェクト支援
次のステージ計画書の準備		A	C	C	R	C	C	C
例外計画書の準備 (必要な場合)		A	C	C	R	C	C	C
プロジェクト計画書の更新		A	C	C	R	C	C	C
ビジネス・ケースの更新		A	C	C	R	C	C	C
ステージの評価		A	C	C	R	C	C	C
次のステージの要求		A	C	C	R	I	C	I

R = 実行責任、A = 説明責任、C = 協議先、I = 情報先

プロセスへのプラクティスの適用

プラクティス	ステージ境界のマネジメント・プロセスへの適用
ビジネス・ケース	ステージ終了時のプロジェクトのパフォーマンスが評価され、ビジネス・ケースが更新されて、予測コスト、リスク、ベネフィットに対する変更、およびビジネス・ケースに影響を与えるプロジェクト外部の変更が反映されます。ベネフィット・マネジメント・アプローチと持続可能性マネジメント・アプローチは、必要に応じてレビューおよび更新されます
組織化	プロジェクト・チーム・パフォーマンスとウェルビーイングおよび状況は、学んだ教訓とステージ終了報告書のレポートへのインプットの為にレビューされます。 コミュニケーション・マネジメント・アプローチ、変更マネジメント・アプローチ、商業マネジメント・アプローチは、必要に応じてレビューおよび更新されます。 プロジェクト・マネジメント・チーム組織と役割記述書がレビューおよび更新され、次のステージのために新しい役割記述書が作成されます
計画	ステージ終了時のプロジェクトのパフォーマンスが評価され、スコープと時期の変更を反映するようプロジェクト計画書が更新されます。 次のステージ計画書または例外計画書が作成されます
品質	品質登録簿が確認され、ステージに必要な品質活動が実施されたことを確認し、ステージ終了報告書にインプットが提供されます。 次のステージ計画書または例外計画書の成果物記述書が作成されます。 プロジェクト成果物記述書と品質マネジメント・アプローチは、必要に応じてレビューおよび更新されます
リスク	リスク登録簿は、現在のステージのリスクを排除し、次のステージのリスクを追加または更新し、ステージ終了報告書にインプットを提供するためにレビューされます。 リスク・マネジメント・アプローチは、必要に応じてレビューおよび更新されます
課題	課題登録簿は、現在のステージの課題を排除するか、次の処置を特定し、次のステージの課題を追加または更新し、ステージ終了報告書にインプットを提供するためにレビューされます。 課題マネジメント・アプローチは、必要に応じてレビューおよび更新されます
進捗	成果物登録簿は、ステージに必要な成果物が提供されたことを確認し、ステージ終了報告書にインプットを提供するために確認されます。 デイリー・ログと教訓ログは、現在のステージ処置を排除し、次のステージの処置を追加または更新し、ステージ終了報告書にインプットを提供するためにレビューされます。 デジタルおよびデータ・マネジメント・アプローチは、必要に応じてレビューおよび更新されます。 ステージ終了報告書が作成および発行されます