项目管理-项目收尾

项目收尾

项目收尾流程（CP）的目的是提供明确的终止点，确认项目成果物的验收，认识到 PID 中确定的目标已实现，并防止运营的漫然延续。

目标

目标
确认用户对项目成果物的验收
确保项目收尾后业务方能够支持成果物
将项目绩效与基线进行比较审查
评估已实现的收益，并更新收益管理方法以纳入项目后收益审查
通过继续对应建议确保应对未解决课题和风险的手段
确保项目收尾以有序方式进行，而非仅仅被放弃（早期收尾的情况）

明确项目终了的好处

正式关闭项目将带来以下效果：

• 认可成功：所有相关方均可认识到目标已达成
• 责任转移：项目成果物的所有权正式转移给运营方，项目管理团队从责任中解放并可解散
• 成本遮断：此后可停止项目的成本计算
• 学习机会：可识别未达成的目标，整理为未来工作的课题

实施要点

• 确保有限性：对于维护项目作为有始有终活动的特性不可或缺
• 应对早期收尾：即使因业务案例失效等原因中途终止，也为有序结束提供框架
• 计划性收尾：收尾活动应预先纳入最终管理阶段计划书的一部分
• 继续对应建议：记录收尾后应实施的具体措施

活动

输入	活动	输出
项目结束临近（触发器）、项目日志、项目立项文件、业务案例、项目计划书	计划收尾的准备	项目日志（更新）、项目计划书（必要时更新）、收益管理方法（必要时更新）、教训报告（创建）、项目终止报告（创建）
同上	确认项目验收	同上
同上	评估项目	同上
同上	申请项目收尾	同上
早期收尾申请（触发器）、项目日志、项目立项文件、业务案例、项目计划书	早期收尾的准备	项目日志（更新）、项目计划书（必要时更新）、收益管理方法（必要时更新）、教训报告（创建）、项目终止报告（创建）
同上	确认项目验收	同上
同上	评估项目	同上
同上	申请项目收尾	同上

各活动详情

1. 计划收尾的准备

确认项目可以收尾后，准备向项目委员会提出收尾建议。

推荐行动：

• 利用沟通管理方法，识别需要通知项目收尾的组织和相关方
• 同时考虑公关活动和营销机会的沟通活动
• 关闭项目日志
• 确保项目信息得到安全保存（按照数字化和数据管理方法）
• 准备项目收尾通知草案，供项目委员会审查

2. 早期收尾的准备

某些情况下，项目委员会可能指示项目经理提前终止项目。

此时项目经理的职责：

• 回收项目迄今为止创造的价值，而非单纯放弃进行中的工作
• 向业务方展示因项目中止而产生的损失

推荐行动：

• 更新项目日志（必要时包括课题报告），记录早期收尾申请
• 更新项目计划书，反映最终阶段的实际情况
• 从以下角度评估和分类成果物状态：
  • 已批准、开发中、条件性批准、未着手
  • 需要安全保障（养护或数据保护）的成果物
  • 其他项目可能转用或复用的成果物
• 就回收已完成和进行中成果物的手段达成一致（需与项目委员会协商）
• 可能需要制定例外计划书（为完成对其他项目有用的成果物或确保安全等追加工作）
• 通知业务方资源和人员可能提前释放的可能性，并寻求批准

3. 确认项目验收

确认将项目成果物的所有权从项目管理团队正式移交给运营和维护环境。

移交形式：

• 在项目末尾以一次发布形式实施
• 根据项目方法，可能通过分阶段交付分多次发布实施
• 早期收尾时：按项目委员会指导，将已批准但尚未提供的成果物的所有权移交给用户

推荐行动：

• 与项目管理团队协商，就项目成果物未完成工作、课题和风险准备继续对应建议
• 有时为每个项目成果物或其组成部分、特定用户群体（人事部、财务部、业务部等）制定单独的继续对应建议
• 确认收益管理方法中记录了项目结束后的活动
• 调查项目立项文件，确认向管理成果物人员提供成果物的方法

重要：项目完成后的收益审查本身不是项目活动。项目活动中包含的是规划使此类收益审查得以实施。

4. 评估项目

成功的组织利用来自项目经验的学习。

目标：评估项目取得了多大成功；或者在早期收尾的情况下，评估项目及早期收尾的原因。

推荐行动：

• 审查在立项阶段达成一致并基线化的 PID 中定义的项目最初意图
• 审查项目立项文件组成部分最新版本中定义的已批准变更
• 与项目管理团队协商，准备项目终止报告
• 审查项目日志，识别可应用于未来项目的教训，记录在项目教训报告中

5. 申请项目收尾

项目经理联系项目委员会，申请项目收尾。

推荐行动：

• 向项目委员会说明项目绩效概要，确认已准备好收尾
• 强调规格外项目的条件批准部分
• 申请项目委员会授权项目收尾
• 向项目委员会建议庆祝项目成功，并向所有相关方表示感谢

职责

活动	业务层	项目执行官	高级用户	高级供应商	项目经理
计划收尾的准备	—	A	C	C	R
早期收尾的准备	—	A	C	C	R
确认项目验收	—	A	C	C	R
评估项目	—	A	C	C	R
申请项目收尾	I	A	C	C	R

R = 负责, A = 问责, C = 咨询, I = 知会

将实践应用于流程

实践	在项目收尾流程中的应用
业务案例	用实绩（成本、收益）更新，修订未实现的收益预测。审查并更新收益管理方法
组织化	评估团队绩效和健康状况，记录为教训。确认各管理方法要求，解散项目管理团队并完成离场手续
计划	比较和分析计划与实绩，分析整体项目绩效
质量	在质量登记册中确认直至最终阶段的所有质量活动均已完成。关闭质量登记册
风险	整理最终阶段的风险，将未解决的残余风险移交给业务方。关闭风险登记册
问题	整理未解决的课题，识别业务方应承接的继续对应建议。关闭课题登记册
进度	通过成果物登记册确认所有成果物的提供，并关闭登记册。发布项目终止报告。关闭每日日志和教训日志