プロジェクト・マネジメント-プロジェクトのクローズ

プロジェクトのクローズ

プロジェクトのクローズ・プロセスの目的は、プロジェクト成果物の受け入れが確認される終止符を打ち、PIDで定めた目標が達成されたことを認識し、漫然とした運用の継続を防ぐこと。

達成目標

達成目標
プロジェクト成果物のユーザー受け入れを確認する
プロジェクトのクローズ後、ビジネスが成果物を支援できることを確保する
プロジェクトのパフォーマンスをベースラインと比較してレビューする
すでに実現されているベネフィットを評価して、プロジェクト後のベネフィット・レビューを含めるようベネフィット・マネジメント・アプローチを更新する
継続対応勧告によって、未解決の課題やリスクに対処する手段を確保する
プロジェクトのクローズが整然とした方法で行われるよう保証し、単に放棄されていないようにする（早期クローズの場合）

プロジェクトの明確な終了がもたらすメリット

プロジェクトを正式に閉じることで、以下の効果をもたらす。

• 成功の認識：達成目標が満たされたことを全関係者が認識できる
• 責任の移転：プロジェクト成果物のオーナーシップが運用側へ正式に移転し、プロジェクト・マネジメント・チームは責任から解放されて解散が可能になる
• コストの遮断：以降、プロジェクトとしてのコストが停止できる
• 学習の機会：未達成のゴールを特定し、将来の取り組み課題として整理できる

実施のポイント

• 有限性の確保：プロジェクトが始まりと終わりのある活動としての特性を維持するために不可欠
• 早期クローズへの対応：ビジネス・ケースの失効などで途中で打ち切る場合も、整然とした終了を行うための枠組みを提供する
• 計画的なクローズ：クローズ活動は最終マネジメント・ステージの計画書の一部としてあらかじめ組み込んでおく
• 継続対応勧告：終了後に実施すべき特定の処置を文書化する

活動

インプット	活動	アウトプット
プロジェクト終了が近づく（トリガー）、プロジェクト・ログ・PID・ビジネス・ケース・プロジェクト計画書	計画されたクローズの準備	プロジェクト・ログ（更新）・プロジェクト計画書（必要に応じて更新）・ベネフィット・マネジメント・アプローチ（必要に応じて更新）・教訓報告書（作成）・プロジェクト終了報告書（作成）
同上	プロジェクトの受け入れの確認	同上
同上	プロジェクトの評価	同上
同上	プロジェクトのクローズの要求	同上
早期クローズの要求（トリガー）、プロジェクト・ログ・PID・ビジネス・ケース・プロジェクト計画書	早期クローズの準備	プロジェクト・ログ（更新）・プロジェクト計画書（必要に応じて更新）・ベネフィット・マネジメント・アプローチ（必要に応じて更新）・教訓報告書（作成）・プロジェクト終了報告書（作成）
同上	プロジェクトの受け入れの確認	同上
同上	プロジェクトの評価	同上
同上	プロジェクトのクローズの要求	同上

各活動の詳細

1. 計画されたクローズの準備

プロジェクトがクローズできる状態にあることを確認したら、プロジェクト委員会にクローズ勧告を出す準備をする。

推奨される処置：

• コミュニケーション・マネジメント・アプローチを使って、プロジェクトがクローズする旨を知らせる必要のある組織や関係者を特定する
• 広報活動やマーケティング機会のためのコミュニケーション活動についても検討する
• プロジェクト・ログをクローズする
• プロジェクトの情報が安全に保管されることを確保する（デジタルおよびデータ・マネジメント・アプローチに従って）
• プロジェクト委員会によるレビューを受けるため、プロジェクトのクローズ通知案を準備する

2. 早期クローズの準備

状況によってはプロジェクト委員会がプロジェクト・マネージャーにプロジェクトを早期に終了するよう指示する場合がある。

この場合のプロジェクト・マネージャーの役割：

• 進行中の作業を単に放棄するのではなく、プロジェクトでそれまでに生み出された価値を回収する
• プロジェクトの中止によって生じた損失をビジネスに示す

推奨される処置：

• プロジェクト・ログ（および必要に応じて課題報告書）を更新して早期クローズの要求を記録する
• プロジェクト計画書を更新して最終ステージでの実績を反映させる
• 成果物のステータスを以下の観点で評価・分類する：
  • 承認済み・開発中・条件付き承認済み・未着手
  • 安全確保（養生やデータ保護）が必要なもの
  • 他のプロジェクトで転用・再利用できる可能性があるもの
• 完成済み・作成中の成果物を回収するための手段に合意する（プロジェクト委員会の協議を要する）
• 必要に応じて例外計画書の作成が必要な場合がある（他プロジェクトに役立つ成果物の完成・安全性確保などの追加作業）
• リソースと人員が早期にリリースされる可能性をビジネスに通知し、承認を求める

3. プロジェクトの受け入れの確認

プロジェクト成果物のオーナーシップを、プロジェクト・マネジメント・チームから運用および保守環境へ正式に移管することを確認する。

移管の形式：

• プロジェクトの終わりに1 回のリリースとして実施される場合
• プロジェクト・アプローチによっては、フェーズごとのデリバリーによるいくつかのリリースに分けて実施される場合
• 早期クローズが実施される場合：承認は済んでいるものの提供が済んでいない成果物について、プロジェクト委員会のガイダンスに従ってオーナーシップをユーザーに移転する

推奨される処置：

• プロジェクト・マネジメント・チームと協議のうえ、プロジェクト成果物の未完了作業・課題・リスクに関する継続対応勧告を準備する
• 各プロジェクト成果物またはそのコンポーネント・特定のユーザー・グループ（人事部・財務部・業務部など）のための個別の継続対応勧告を作成する場合もある
• ベネフィット・マネジメント・アプローチにプロジェクト終了後の活動が記載されていることを確認する
• プロジェクト立ち上げ文書を調査し、成果物を管理する者に成果物を提供する方法を確認する

重要：プロジェクト完了後のベネフィット・レビュー自体はプロジェクト活動ではない。プロジェクト活動に含まれるのは、そのようなベネフィット・レビューが実施されるように計画することである。

4. プロジェクトの評価

成功する組織はプロジェクトの経験からの学習を活用する。

達成目標：プロジェクトがどれほど成功したかを評価すること。または早期クローズの場合は、プロジェクトと早期クローズの理由を評価すること。

推奨される処置：

• 立ち上げステージで合意しベースライン化されたPIDに定義されているプロジェクトの当初の意図をレビューする
• プロジェクト立ち上げ文書のコンポーネントの最新バージョンに定義されている承認済みの変更をレビューする
• プロジェクト・マネジメント・チームと協議のうえ、プロジェクト終了報告書を準備する
• プロジェクト・ログをレビューし、今後のプロジェクトに適用できる教訓を特定し、プロジェクト教訓報告書に記載する

5. プロジェクトのクローズの要求

プロジェクト・マネージャーはプロジェクト委員会に連絡してプロジェクトのクローズを要求する。

推奨される処置：

• プロジェクト委員会にプロジェクトのパフォーマンスの概要を説明し、クローズする準備ができていることを確認する
• 仕様外項目の条件付き承認がある部分を強調する
• プロジェクト委員会にプロジェクトのクローズを要求する
• プロジェクトの成功を祝い関係者全員に感謝の意を表すことをプロジェクト委員会に提案する

責任

活動	ビジネス・レイヤー	プロジェクト・エグゼクティブ	シニア・ユーザー	シニア・サプライヤー	プロジェクト・マネージャー
計画されたクローズの準備	—	A	C	C	R
早期クローズの準備	—	A	C	C	R
プロジェクトの受け入れの確認	—	A	C	C	R
プロジェクトの評価	—	A	C	C	R
プロジェクトのクローズの要求	I	A	C	C	R

R = 実行責任、A = 説明責任、C = 協議先、I = 情報先

プロセスへのプラクティスの適用

プラクティス	プロジェクトのクローズ・プロセスへの適用
ビジネス・ケース	実績（コスト・ベネフィット）を反映して最新化し、未実現のベネフィット予測を更新する。ベネフィット・マネジメント・アプローチをレビュー・更新する
組織化	チームのパフォーマンスとウェルビーイングを評価し教訓として記録する。各種マネジメント・アプローチの要件を確認し、プロジェクト・マネジメント・チームを解散してオフボーディングを完了させる
計画	計画と実績を比較・分析し、プロジェクト全体のパフォーマンスを分析する
品質	最終ステージまでの品質活動がすべて完了したことを品質登録簿で確認する。品質登録簿をクローズする
リスク	最終ステージのリスクを整理し、解決しなかった残存リスクをビジネス側へ移転する。リスク登録簿をクローズする
課題	未解決の課題を整理し、ビジネス側が引き継ぐべき継続対応勧告を特定する。課題登録簿をクローズする
進捗	成果物登録簿により全成果物の提供を確認し登録簿を閉鎖する。プロジェクト終了報告書を発行。デイリー・ログと教訓ログをクローズする