プロジェクト・マネジメント-ステージ境界のマネジメント

ステージ境界のマネジメント

ステージ境界のマネジメントのプロセスの目的は、プロジェクト・マネージャーがプロジェクト委員会に以下を行えるだけの十分な情報を提供できるようにすること：現在のステージの成功の確認、次のステージ計画書の準備、更新したプロジェクト計画書のレビュー、ビジネス正当性の継続とリスクの許容可能性の確認。

達成目標

確認事項
現在のステージ計画書のすべての成果物が完了し承認されていることをプロジェクト委員会に保証する
次のステージのステージ計画書または例外計画書を準備する
プロジェクト立ち上げ文書をレビューし、必要に応じて更新する（ビジネス・ケース・プロジェクト計画書・ユーザーの期待品質・マネジメント・アプローチ・チーム組織・役割記述書等）
プロジェクト委員会がプロジェクトの継続的な実行可能性を評価するために必要な情報を提供する
プロジェクトの後続ステージやその他のプロジェクトで役立つ情報や教訓を記録する
次のステージを開始する認可を要求する

位置付け

このプロセスは各ステージの終了時か終了間際に実行する。

例外手順との関係

プロジェクトは必ずしも計画どおりには運ばない。ステージまたはプロジェクトが許容度を超えることが予測された場合：

• プロジェクト委員会は例外報告書への対応として、現ステージの再計画や場合によってはプロジェクトの再計画を要求する
• 再計画のアウトプットは例外計画書
• 例外計画書はステージ計画書と同様にプロジェクト委員会に提出される
• 例外もこのプロセスのトリガーとなりうる

情報提供の重要性

中止を前向きに決定することは障害ではない。しかし、十分な情報を提供しなければプロジェクト委員会が情報に基づいた決定を下せず、誤った決定や意思決定の遅れにつながる。十分な情報を提供しないことは失敗といえる。

活動

インプット	活動	アウトプット
ステージ境界が近づく（トリガー）、プロジェクト立ち上げ文書・プロジェクト計画書・プロジェクト・ログ	次のステージ計画書の準備	プロジェクト・ログ（更新）・ステージ計画書（次のステージ用に作成）・成果物記述書（作成）・プロジェクト立ち上げ文書（必要に応じて更新）
例外計画書の要求（トリガー）、例外報告書・プロジェクト立ち上げ文書・プロジェクト計画書・プロジェクト・ログ	例外計画書の準備（必要な場合）	プロジェクト・ログ（更新）・例外計画書（作成）・成果物記述書（作成/更新）・例外計画書の承認の要求（DPプロセスをトリガー）
プロジェクト・ログ・ステージ計画書・プロジェクト計画書	プロジェクト計画書の更新	プロジェクト計画書（必要に応じて更新）
プロジェクト計画書・プロジェクト・ログ・ビジネス・ケース	ビジネス・ケースの更新	ベネフィット・マネジメント・アプローチ（必要に応じて更新）・ビジネス・ケース（必要に応じて更新）
プロジェクト・ログ・コミュニケーション・マネジメント・アプローチ	ステージの評価	ステージ終了報告書（作成）
ステージ終了報告書・ステージ計画書または例外計画書（次のステージ用）	次のステージの要求	次のステージの要求（DPプロセスをトリガー）

各活動の詳細

1. 次のステージ計画書の準備

現在のステージの終わりが近づいたら、次のステージのステージ計画書を作成する。

注意：クローズ活動は最終ステージのためのステージ計画書の一部として計画される。

計画立案は単独で行う活動ではない。プロジェクト委員会・プロジェクト保証・チーム・マネージャー・その他の利害関係者と協議する必要がある。

推奨される処置：

• プロジェクト立ち上げ文書のコンポーネントをレビューし、必要に応じて更新する
• 次のステージに適用する教訓の教訓ログを確認する
• ステージに適用可能なマイルストーンのプロジェクト計画書を確認する
• 次のステージのステージ計画書を作成する
• 次のステージで納品される成果物の成果物記述書を作成する
• 次のステージで作成する予定の成果物の成果物登録簿のレコードを作成または更新する
• 新しく課題やリスクが特定された場合、プロジェクト・ログを更新する
• 計画された品質マネジメント活動の品質登録簿を更新する（成果物のターゲット・レビュー日と承認日を記載）

2. 例外計画書の準備（必要な場合）

ステージやプロジェクトについて、合意された許容度を超えて偏差が発生することが予測される場合に適用する。

• プロジェクト委員会の承認は効力を失う
• 例外計画書は計画されたステージ境界の前に作成されるが、プロジェクト委員会による承認が修正されたステージのステージ境界となる

推奨される処置：

• プロジェクト・ログを更新して例外計画書に対するプロジェクト委員会の要求を記録する
• プロジェクト立ち上げ文書をレビュー（必要に応じて更新）する
• 例外計画書に適用する教訓の教訓ログを確認する
• 例外計画書に適用可能なマイルストーンについてプロジェクト計画書をレビューする
• 例外計画書を作成する
• 次のステージで納品される成果物の成果物記述書を作成または更新する
• 例外計画書によって作成される成果物の成果物登録簿のレコードを作成または更新する
• プロジェクト・ログを更新する

3. プロジェクト計画書の更新

プロジェクト委員会はプロジェクト全体を通じ、プロジェクト計画書を基に進捗を測定する。

更新内容：

• 終了しようとしているステージの進捗を含めて更新する
• 開始しようとしているステージのステージ計画書や例外計画書にある期間とコストを予測する
• コストや終了日の修正に関する詳細はビジネス・ケースを更新するときに使用する

推奨される処置：

• 現在のステージ計画書が最新のものであることを確認し、必要に応じて更新する
• プロジェクト計画書を修正する
• 新しく課題やリスクが特定された場合、プロジェクト・ログを更新する

4. ビジネス・ケースの更新

プロジェクトは平穏な環境下で実施されるものではなく、外部環境の変化に伴いビジネス・ケースも変化する。

プロジェクト・エグゼクティブがビジネス・ケースに対する説明責任を負っているため、プロジェクト・マネージャーはプロジェクト・エグゼクティブと協議しながら行う。

推奨される処置：

• 関係する組織のリスク選好度とリスク・キャパシティに変更がなかったかを確認する
• プロジェクト・ログを使用してプロジェクト・リスクを評価し、ビジネス・ケースに影響を与える主要リスクを特定する
• ベネフィット・マネジメント・アプローチを更新してステージで実行されたベネフィット・マネジメント処置の結果を反映する
• プロジェクトの最終実施日が変更されたかをプロジェクト計画書で確認する（予想ベネフィットに影響する可能性）
• プロジェクト委員会の承認を得られるよう、ビジネス・ケースと必要に応じてベネフィット・マネジメント・アプローチを修正する

5. ステージの評価

ステージの結果をプロジェクト委員会に報告し、プロジェクト・マネジメント・チームが進捗をはっきりと確認できるようにする。

プロジェクト・マネージャーの役割：

• プロジェクトが今後もプロジェクト計画書やビジネス・ケースを満たしていけるかどうかの能力について意見を述べる
• 全体的なリスク状況を評価する
• できるだけ実際のステージ終了に近い時点で行う

推奨される処置：

• ステージのパフォーマンスに基づいて、更新されたビジネス・ケース・プロジェクト計画書・プロジェクト・ログ・マネジメント・アプローチを使用してステージ終了報告書を準備する
• 記録された教訓を確認し、ステージ終了報告書に含める（長期プロジェクトでは特に重要）
• コミュニケーション・マネジメント・アプローチをレビューし、外部関係者への送付要件を確認する

6. 次のステージの要求

プロジェクト・マネージャーはプロジェクト委員会に連絡して、現在のステージを終了して次のステージに進めるよう要求する。

推奨される処置：

• 現在のステージのパフォーマンス・次のステージの概要・必要な人員とリソースについてプロジェクト委員会に説明する
• 仕様外項目の条件付き承認があった部分を確認する
• 例外計画書やステージ計画書（および改訂プロジェクト計画書・ビジネス・ケース等）についてプロジェクト委員会の承認を求める
• 次のステージを提供できるよう、プロジェクト委員会に権限を要求する
• 適切な場合は教訓をレビューする

適用

一般的な考慮事項

• このプロセスの活動は状況に応じて結合・分割・同時に実行できる
• プロジェクトの立ち上げ・ステージのコントロール・プロジェクトの指揮プロセスとの関連の完全性が確保されるよう注意する

役割のテーラリング

• プロジェクト・マネージャーはすべての新しいマネジメント成果物の作成の実行責任を負うが、全体的な責任を負う場合はプロジェクト支援・チーム・マネージャーなどに作業を委任できる

責任

活動	ビジネス・レイヤー	プロジェクト・エグゼクティブ	シニア・ユーザー	シニア・サプライヤー	プロジェクト・マネージャー
次のステージ計画書の準備	—	A	C	C	R
例外計画書の準備（必要な場合）	—	A	C	C	R
プロジェクト計画書の更新	—	A	C	C	R
ビジネス・ケースの更新	—	A	C	C	R
ステージの評価	—	A	C	C	R
次のステージの要求	—	A	C	C	R

R = 実行責任、A = 説明責任、C = 協議先

プロセスへのプラクティスの適用

プラクティス	適用内容
ビジネス・ケース	ステージ終了時のパフォーマンスが評価され、予測コスト・リスク・ベネフィットへの変更が反映される。ベネフィット・マネジメント・アプローチと持続可能性マネジメント・アプローチは必要に応じて更新される
組織化	プロジェクト・チームのパフォーマンスとウェルビーイングが教訓とステージ終了報告書へのインプットとしてレビューされる。各マネジメント・アプローチは必要に応じて更新される
計画	ステージ終了時のパフォーマンスが評価され、スコープと時期の変更を反映するようプロジェクト計画書が更新される。次のステージ計画書または例外計画書が作成される
品質	品質登録簿が確認され、必要な品質活動が実施されたことを確認する。次のステージ計画書の成果物記述書が作成される
リスク	リスク登録簿は現在のステージのリスクを排除し、次のステージのリスクを追加・更新する
課題	課題登録簿は現在のステージの課題を排除し、次のステージの課題を追加・更新する
進捗	成果物登録簿は必要な成果物が提供されたことを確認する。ステージ終了報告書が作成・発行される