项目管理-人员

人员

项目的目的是交付变更，这将影响开展正常经营(BAU)活动、例行工作和履行职责的人员。在 PRINCE2 中，“人员”涵盖了参与项目的人员、他们之间的关系，以及受项目影响的人员。人是方法的核心。

基本定义

术语	定义
组织生态系统	组织的内部元素（包括工作人员、董事会、负责人和其他利益相关方）以及组织的外部关系，如客户、合作伙伴、供应商、监管机构和竞争对手
项目生态系统	涉及项目或受项目直接影响的业务要素以及相关的用户和供应商
利益相关方	任何能够影响项目或受项目影响（或自认为会受影响）的个人、团体或组织
变更管理	指组织从当前状态转换到目标状态的方式
文化	一组人的共同态度、价值观、目标和工作方式的特征

三个以人为本的核心活动

        领导成功的变更
              ↕
   沟通 ← 人是方法的核心 → 领导成功的团队

1. 领导成功的变更

项目需要变更管理

所有项目都会导致人员、组织和系统从当前运作状态变成使用项目产品的未来目标状态。

管理产品：变更管理方法（项目启动文件的一部分）

内容要素	说明
范围	项目将交付哪些变更；任何排除项
变更状态	当前、临时和目标状态描述
状态特征	对每种状态，凸显正在变更的状态：例行工作、实践、流程、文化、职责、结构、能力
促成活动	转换前、转换期间、转换后；例如，咨询、试验、培训和热线
资源	促成活动
职责	促成活动
辅助工具和技术	促成活动；例如，建模

利益相关方

关键利益相关方包括：

• 高级项目总监
• 用户、供应商或组织内更广泛的运营社区中执行日常任务和做出决策的人员
• 可通过跨接口考虑信息、知识和现金流瓶颈来识别的人员
• 能够在项目生态系统中影响大多数人看法的人员
• 为确保项目成功，项目管理团队需要与之密切合作的人员

文化

• 必须与关键影响者就所开展的项目达成共识，并记录在项目概述文件中
• 基于与关键影响者达成的共识，建立工作方式，以确保在项目进展过程中，组织生态系统所有受影响的领域都能适当参与
• 规定的工作方式应与人们的实际工作方式保持一致；持续不遵守项目流程通常是一个先行指标

2. 领导成功的团队

关键定义

术语	定义
协作	整个项目生态系统的人员共同努力实现项目目标
共创	一种特定的协作形式，将让用户和关键影响者参与产品设计以及协定工作方式，以确保获得项目和组织生态系统的采用
领导力	激励人们实现项目目标。在项目中，这最好通过整个项目生态系统的协作、说服、影响和共同创造来实现，重点是管理关键关系并寻求定期反馈
管理	指示人们按照协定的工作方式执行任务。通过与项目小组成员（和利益相关方）共同创建工作方式，可以显著改善人们接受管理的意愿

成功领导项目团队的关键认知

• 项目经理在项目管理委员会设定的容许偏差范围内拥有正式职权，但项目中出现的实际权力结构不会总是反映正式协定的内容
• 由于项目的临时性特点，项目经理通常需要利用自身能力，通过一致的利益和关系技能来影响和激励人员
• PRINCE2 定义的角色可能与某人的职位不一致
• 小组成员的时间和注意力优先级经常会发生冲突，这有时可能与项目需求相不符

建立有效的团队

• 有效的团队需要符合项目要求的多元化能力、胜任能力和视角
• 建立有效团队必不可少的一环：使小组成员感到获得接纳、尊重，并且能够表达不同的观点，而不必担心产生负面后果（心理安全感）
• PRINCE2 通过以下方式支持建立有效的团队：
  • 项目计划：解释了团队的目标，以创造明确的目的感
  • 项目管理团队结构和角色描述：解释了团队的结构及相关的角色、职责和关系
  • 沟通管理方法：说明了小组成员将如何积极地互相沟通和提供支持
  • 项目启动文件：说明了协定的工作方式，使团队能够继续专注于交付项目成果
  • 基于产品的规划：这种方法非常重视就满足用户需求的内容达成一致（产品描述）

将团队凝聚在一起（社会凝聚力）

无论项目以虚拟方式交付、当面交付还是通过混合方法交付，都需要仔细考虑人员彼此合作的方式。社会凝聚力通过以下方式建立：

• 人员定期以有目的的方式会面，并在组织或项目孤岛之间建立信任
• 考虑如何在项目期间建立和维护关键关系，以在遇到不可避免的障碍时弹性应对
• 对于虚拟团队：在关键人员和团队之间同步在同一地点汇合的日子，并着重建立关键关系

3. 沟通

PRINCE2 会解决在沟通管理方法中的沟通问题。

管理产品：沟通管理方法（项目启动文件的一部分）

内容要素	说明
范围	描述项目将管理哪些沟通
利益相关方分析	识别和分析受项目成果或项目交付流程影响的人员，以及对项目成功或失败有影响的人员
沟通进度表和程序	针对每个利益相关方群体：目的、频率、渠道/形式、消息传达等
职责	沟通活动
资源	沟通活动；例如，公共事务或内部沟通
标准	适用于沟通活动的所有标准；例如，公众参与标准和道德标准

沟通管理方法同等对待倾听和传播信息。泛泛的消息传达方式很难奏效，因为人们可通过各种渠道获取信息。

团队类型与沟通方式

• 位于同一地点的团队：信息往往通过正式和非正式网络自然而然地共享，重点是确保信息在整个项目生态系统中自由流动
• 远程团队：需要一种更加深思熟虑和结构化的方法，以确保信息在项目生态系统中流动
• 混合团队：沟通方式必须确保项目不会形成单独的组，这些组因其所处位置而较多或较少参与

人员与 PRINCE2 原则的关系

原则	人员因素
确保持续业务理由	业务理由需要满足所有三种项目利益：用户、业务和供应商；沟通管理方法是确保持续知业务理由的关键因素
吸取经验教训	行为、文化和关系等人员因素很难记录，最好通过社会学习来获取
按阶段管理	阶段通常标志着影响者和关键关系的变更；阶段边界提供了审查下一交付阶段所需技能并做出变更的机会
按例外管理	决策应该在最基层做出，这些层级拥有做出和负责这些决策所需的知识；授权程度通常取决于关键关系中的信心和信任度水平
关注产品	与业务、用户和供应商小组共创符合协定产品描述的产品，将他们的不同视角统一起来
根据项目情境剪裁	剪裁能力方面的支持，使 PRINCE2 方法适应所涉及的人员和组织；剪裁基于能力水平或项目管理成熟度