プロジェクト・マネジメント-進捗 | 差配 / PRINCE2 / 講究

進捗

PRINCE2 進捗プラクティスの目的は、計画に対する実際の達成度をモニタリングし、継続的な実行可能性を予測し、許容度を超える偏差をコントロールすること。

基本定義

用語	定義
進捗(Progress)	計画された達成目標に対し、実際の達成度合いを測定すること
予測(Forecast)	履歴データや過去のパターンを分析・研究することで導き出される将来の見通し
例外(Exception)	プロジェクト・マネージャーとプロジェクト委員会の間で合意された許容度(トレランス)を超える偏差が生じると予測される状況

進捗マネジメントのガイダンス

マネジメント・レベルと許容度の定義
2 種類のコントロール(イベントまたは時間に基づくコントロール)の適用
進捗と教訓のレビューおよび報告
残り作業時間の予測とエスカレーション
データの活用

1. マネジメント・レベルと許容度

プロジェクトは3つの階層で管理され、各レベルで設定された許容度の範囲内で実行責任を持つ。

ビジネス・レイヤー(プロジェクト外): 全体的な要件とプロジェクト・レベルの許容度を設定する。
プロジェクト委員会(指揮): プロジェクト・レベルのコントロールを担う。プロジェクト・マネージャーにステージ許容度を割り当て、継続の是非を判断する。許容度超えの予測時はビジネス・レイヤーへ報告する。
プロジェクト・マネージャー(マネジメント): 日々のステージ運営を担う。ステージ許容度を超える予測時は、例外報告書を用いてプロジェクト委員会へエスカレーションする。
チーム・マネージャー(提供): ワーク・パッケージ(WP)のコントロールを担う。WP 許容度を超える予測時は課題を提起してプロジェクト・マネージャーへ報告する。

許容度マトリクス

許容度の領域	プロジェクトレベル	ステージレベル	WPレベル	成果物レベル
ベネフィット	ビジネス・ケース	ステージ計画書	-	-
時間	プロジェクト計画書	ステージ計画書	WP 記述書	-
コスト	プロジェクト計画書	ステージ計画書	WP 記述書	-
品質	プロジェクト成果物記述書	-	-	成果物記述書
スコープ	プロジェクト計画書	ステージ計画書	WP 記述書	-
持続可能性	ビジネス・ケース	ステージ計画書	WP 記述書	成果物記述書
リスク	ビジネス・ケース	ステージ計画書	WP 記述書	-

2. コントロールの種類

プロジェクトの有効期間全体を通じて、イベントに基づくコントロールと時間に基づくコントロールの2 種類を提供する。

活動内容	コントロールのタイプ	備考
モニタリング	時間に基づく活動	定期的な状況確認として実施する
コントロール(意思決定)	イベントに基づく活動	必要なタイミングで意思決定を行う
報告	時間とイベントの両方	定期報告に加え、特定の事象発生時にも行う

イベントに基づくコントロールを適切に活用することで、プロジェクト・マネジメント・チームは最も必要なときにのみ会議や意思決定を行うことができ、業務の効率性を高める。

3. 進捗と教訓をレビューする

定期的なレビュー: プロジェクト・マネージャーは、チェックポイント報告書を用いて進捗を確認し、プロジェクト・ログを管理する。
ログと登録簿による管理:
- デイリー・ログ: 小規模なアクションや、非公式な課題・メモ・観察事項を記録する。些細な記録の積み重ねから新たなリスクや課題を発見することに役立つ。
- 課題登録簿: プロジェクトに重大なインパクトを与える正式な課題を記録し、オープンな場でモニタリング・レビューする。
- 成果物登録簿: 成果物のステータス(待機・進行中・完成)を管理する。
教訓の管理: 当該プロジェクトや将来のプロジェクトの将来を支援し、経験からの学習を積極的に促進する。
- 教訓分析の5つの問い: 期待(何を期待していたか)→事実(何が起こったか)→成功(何がうまくいったか)→失敗(何がうまくいかなかったか)→改善(次回どうするか)。

4. 進捗と教訓を報告する

報告書	送信元/宛先	種類	主な目的
チェックポイント報告書	チーム・マネージャー → プロジェクト・マネージャー	時間ベース	チーム計画の進捗とステータス更新を報告する
ハイライト報告書	プロジェクト・マネージャー → プロジェクト委員会	時間ベース	プロジェクトおよびステージの進捗とステータス更新を報告する
教訓報告書	状況による	イベント/時間	特定の教訓・ステージ・またはプロジェクト全体の詳細な教訓レビューを提供する
課題報告書	状況による	イベントベース	変更要求・仕様外項目・ビジネス機会・問題などを正式にレビュー・対応可能にする
例外報告書	プロジェクト・マネージャー → プロジェクト委員会	イベントベース	許容度を超える/予測事態を報告し、委員会の指示を仰ぐ
ステージ終了報告書	プロジェクト・マネージャー → プロジェクト委員会	イベントベース	ステージの実績を報告し、次ステージへの承認を要求する
プロジェクト終了報告書	プロジェクト・マネージャー → プロジェクト委員会	イベントベース	全体のパフォーマンスと後続勧告を報告し、クローズの承認を要求する

5. 予測する

迅速な対応: 実際に偏差が発生するまで待つのではなく、予測した段階で早期に対応することが、プロジェクトの成功を確保するために不可欠である。
多角的な視点: 時間やコストだけでなく、7つのパフォーマンス最終目標すべてを考慮する。
データ分析とシステムの活用: 統合システムで管理されていれば、What-if シナリオのシミュレーションが可能になり、プロジェクト・マネージャーの予測作業の負担が軽減される。

6. エスカレーションする

進捗レビューに基づき、各レベルの計画が合意された許容度内に収まるかを判断する。許容度を超える状況は例外とみなされ、上位のマネジメント層への報告が必要となる。

ワーク・パッケージ・レベルの例外: チーム・マネージャーが許容度超過を予測した場合、課題を提起してプロジェクト・マネージャーに通知する。プロジェクト・マネージャーが状況を確認し是正処置について助言する。
ステージ・レベルの例外: ステージ許容度の超過が予測される場合、プロジェクト・マネージャーは課題報告書を作成し、その後プロジェクト委員会へ例外報告書を提出する。プロジェクト委員会は例外計画書の作成指示・原因の除去・許容度の再設定・検討時間の確保などを選択する。
プロジェクト・レベルの例外: プロジェクト全体の許容度を超える予測が生じた場合、プロジェクト委員会はプロジェクトを指揮する権限を失い、ビジネス・レイヤーに決定権を委ねる。

支援技法

ダッシュボード: グラフや信号機などの視覚的表現を用い、膨大な意思決定情報を統合して表示する技法。
デイリー・スタンドアップ: 毎日短時間で行う会議。「昨日何をしたか?」「今日何をするか?」「問題や課題はあるか?」の3つの質問を軸に進捗と障害を共有する。
アーンド・バリュー・マネジメント(EVM): スコープ・スケジュール・コストを統合してベースラインと比較する技法。過去の客観的評価と将来の予測に活用できる。
ピア・レビュー: プロジェクト外部のプロジェクト・マネジメント経験者に依頼し、客観的な視点からプロジェクトの評価を受ける技法。
バーン・チャート: 作業の進捗を線グラフで可視化する技法。アジャイル開発で特によく使われる。
- バーンダウン・チャート: 残っている作業量を示す。見積もりの課題を早期に特定し残り労力を理解する。
- バーンアップ・チャート: 完了した作業量を示す。チームのモチベーションを高める。
レトロスペクティブ: 成果物そのものではなく、作業方法に焦点を当てたレビュー。独立したファシリテーターの配置・適切な参加者の選定・視覚的ツールの活用・アクション可能な少数の課題への集中が成功のポイント。
カンバン・ボード: 仕掛中の作業(WIP)を制限し、作業の流れを可視化するシステム。ボトルネックや障害を視覚的に即座に特定できる。

プラクティスを支援するマネジメント成果物

デジタルおよびデータ・マネジメント・アプローチ(プロジェクト立ち上げ文書の一部)

目的: プロジェクト・マネジメントとプロジェクト作業を支援するためにデジタル技術をどのように使用するか、データと情報がどのように作成・使用・管理されるかを説明する。
コンテンツ概要:
- スコープ: 管理するデータを記述する
- デジタル技術要件: プロジェクト・マネジメント活動の自動化と促進のために必要となるデジタル技術の分析
- データ・マネジメント要件: プロジェクトが生成または必要とするデータの分析(どのようなデータが必要か・どこに保持されるか・どのように安全に保たれるかなど)
- 責任: デジタルおよびデータ・マネジメント・アプローチに関連する役割の実行責任者

デイリー・ログ(プロジェクト・ログの一部)

目的: 他のマネジメント成果物の対象とならない非公式の課題・必要な処置・または重要なイベントを記録する。

教訓ログ(プロジェクト・ログの一部)

目的: 現在または今後のプロジェクトに適用される教訓を記録するリポジトリを提供する。

チェックポイント報告書

目的: ワーク・パッケージに定義された頻度で、ワーク・パッケージのステータスをプロジェクト・マネージャーに報告する。

ハイライト報告書

目的: プロジェクト委員会に対し、定義された間隔でステージのステータスに関する要約を提供する。

例外報告書

目的: ステージ計画書またはプロジェクト計画書が設定された許容度を超えると予測される場合にプロジェクト委員会に通知し、続行する方法のオプションと勧告を提供する。

ステージ終了報告書

目的: 現在までの進捗状況の要約、全体的なプロジェクトの状況、プロジェクトで次に何をすべきかを決定するようプロジェクト委員会に依頼するのに十分な情報を伝える。

プロジェクト終了報告書

目的: プロジェクトの認可に使用されたプロジェクト立ち上げ文書のバージョンを基準として、プロジェクトがどのように実施されたかをレビューする。

主要な役割と責任

役割	主要な責任
ビジネス・レイヤー	プロジェクト許容度を設定しプロジェクト権限委任に文書化する。ビジネス・レイヤーの報告要件と標準を提供する。プロジェクト・レベルの許容度を超えると予測される場合、例外報告書に関する決定を下す
プロジェクト・エグゼクティブ	ステージ許容度を設定する。ビジネスの観点からのデジタルおよびデータ・マネジメント・アプローチを承認する。ステージ・レベルの許容度を超えると予測される場合、例外報告書に関する決定を下す。プロジェクト許容度超過の予測時にビジネス・レイヤーへ勧告する
シニア・ユーザー	ユーザーの観点から、デジタルおよびデータ・マネジメント・アプローチに合意する。ユーザーの観点から、成果に向けての一貫性のある進捗を確保する
シニア・サプライヤー	サプライヤーの観点から、デジタルおよびデータ・マネジメント・アプローチに合意する。サプライヤーの観点から、成果に向けての一貫性のある進捗を確保する
プロジェクト・マネージャー	デジタルおよびデータ・マネジメント・アプローチを策定し維持する。ワーク・パッケージを認可し許容度を設定する。プロジェクト・ログを確立し維持する。ステージ計画書に対する進捗をモニタリングする。各種報告書を作成する
チーム・マネージャー	ワーク・パッケージについてプロジェクト・マネージャーと合意する。チェックポイント報告書を作成する。ワーク・パッケージの許容度との偏差が予測される場合プロジェクト・マネージャーに通知する
プロジェクト保証	デジタルおよびデータ・マネジメント・アプローチについてプロジェクト・マネージャーに助言する。合意された許容度に対してステージとプロジェクト進捗を確認する
プロジェクト支援	デジタルおよびデータ・マネジメント・アプローチを支援するスペシャリスト・ツールを管理する。報告書の編集・配布・保存を支援する。プロジェクト・ログを維持する

原則との主要な関係

原則	達成方法	結果
ビジネス正当性の継続の確保	進捗をステージ境界と例外について定期的にレビューする際にビジネス・ケースの実行可能性を確認する	プロジェクトの進行中の実行可能性に関してより適切な決定を下す
ステージによるマネジメント	プロジェクトをステージに分割し、一度に1つのステージずつ認可する	プロジェクトがより管理しやすいチャンクで提供され、プロジェクト・リソースをより細かくコントロールできる
例外によるマネジメント	許容度を設定し、それらの許容度に対して例外によって管理する	よりイベントに基づくコントロールが実現し、許容度を超えると予測される場合に例外を次のマネジメント・レベルに引き上げる
プロジェクトに合わせたテーラリング	プロジェクトのリスク・複雑性・サイズに適した許容度とコントロールを設定する	プロジェクトのリスク・複雑性・サイズに応じた適切なレベルの進捗マネジメント

他フレームワーク補足

概念	PRINCE2	PMBOK	PgMP
進捗コントロールの報告書	ハイライト報告書・チェックポイント報告書・例外報告書	ステータス報告書・実績報告書	(今後追記)
進捗の測定技法	アーンド・バリュー・マネジメント・バーン・チャート・ダッシュボード	アーンド・バリュー・マネジメント	(今後追記)
許容度の概念	7つのパフォーマンス最終目標ごとの許容度	コントロールしきい値	(今後追記)